exemple business plan evenementiel

Comment réussir l'ouverture et le business plan de son agence événementielle ?

Nos experts ont réalisé un un pack complet pour une agence événementielle , modifiable.

En France, le marché de l’événementiel tient une place importante.

La cible B2B permet notamment aux agences événementielles de générer des profits intéressants. En effet, les événements inter-entreprises représentent plus de 1 000 milliards d’euros de dépenses directes et attirent 1,5 milliard de participants dans le monde. Au programme : séminaires, conférences voyages et événements de team buildings.

On observe également de nouvelles tendances, comme les réseaux sociaux, qui occupent une place de plus en plus importante dans l'événementiel.

Les clients veulent des événements retransmis sur Instagram, Facebook ou encore TikTok. Cela leur permet notamment d’interagir avec leur communauté.

Également, les clients veulent vivre des expériences insolites qu'ils n’ont jamais vécu auparavant. Ainsi, les agences événementielles se doivent de proposer des offres innovantes.

Un bon business plan pour votre agence événementielle vous permettra de réfléchir à une stratégie pérenne.

C'est également un document qui est nécessaire pour obtenir un financement.

Que doit contenir le business plan d’une agence événementielle ? Comment mettre sur pied un budget prévisionnel pour votre agence événementielle ? Quel chiffre d’affaires votre agence événementielle peut-elle générer ? Comment prouver que votre projet est viable, financièrement ? Que doit contenir la partie financière du business plan d’une agence événementielle ?

Voici les réponses à ces questions.

Notez que notre équipe d’experts mène une veille constante du marché. Ces derniers collectent des données, les analysent et les mettent en forme. Tout le fruit de leur travail se trouve dans les documents du pack complet pour une agence événementielle .

La présentation du business plan d’une agence événementielle

Est-ce nécessaire de faire un business plan avant d'ouvrir une agence événementielle .

Oui, mettre sur pied un business plan avant d’ ouvrir votre agence événementielle vous permettra d’atteindre plusieurs objectifs.

Le business plan permet d’identifier vos segments de clientèle, de cerner les besoins de votre marché cible et de construire une proposition de valeur convaincante pour votre agence événementielle.

En construisant votre business plan, vous pourrez notamment étudier les agences concurrentes, identifier les éléments de succès de ce type d’entreprise et trouver des atouts concurrentiels pour votre propre agence événementielle.

La rédaction de ce document vous donnera également l’occasion de vous informer sur les nouvelles tendances du secteur et d’analyser la globalité du marché des agences événementielles.

Enfin, il permet de construire un plan de développement pour votre agence événementielle, tout en mettant sur pied une stratégie marketing efficace.

Enfin, il permet de prouver à une banque que votre projet est solide et rentable.

Notre modèle de business plan pour une agence événementielle permet de remplir tous ces critères.

Comment se structure le business plan d’une agence événementielle ?

Voici les 5 parties que l’on retrouve dans notre business plan pour une agence événementielle .

Tout d’abord, il y a la partie “Opportunité de Marché”, qui donne l’occasion de présenter des chiffres, des données et des tendances du marché.

Puis on retrouve la partie “Présentation du Projet”, qui va servir à expliquer en quoi consiste le projet.

Ensuite, il y a la partie “Étude de Marché”, qui permet de présenter les concurrents, les segments de marché, l’analyse SWOT de votre agence événementielle , etc.

La partie “Stratégie” permet, elle, de dévoiler un plan qui permettra à votre agence événementielle d'être rentable.

Enfin, la partie “Finances”, qui est le support pour l’analyse financière de votre agence événementielle.

Notre business plan pour une agence événementielle contient des données mises à jour 2 fois par an

Quels éléments inclure dans le business plan de son agence événementielle ?

Pour présenter un projet de création d’une agence événementielle, il faut principalement : - montrer que votre projet d’agence événementielle présente des avantages concurrentiels - présenter une stratégie pour optimiser la rentabilité de votre agence événementielle - prouver que le seuil de rentabilité peut être facilement atteint - exposer un plan financier complet - expliquer comment vous allez signer vos premiers clients - démontrer comment vous allez délivrer de la valeur à vos segments de marché

Notre business plan pour une agence événementielle respecte toutes ces étapes.

Quel est le business model d’une agence événementielle ?

Le business model, ou modèle économique, d’une agence événementielle est la vente de prestations liées à l’événementiel, pour des particuliers (B2C) ou des entreprises (B2B).

Selon le type d’agence événementielle, les prestations varient. Presque toutes vont s’occuper de l’organisation d'événements, avec la mise en place d’un budget prévisionnel. Certaines s’occupent également de la prise en charge des campagnes publicitaires ainsi que des négociations avec des prestataires.

Le business model de votre agence événementielle devra être expliqué à travers le Business Model Canvas , qui est une partie du business plan.

Notre business plan pour une agence événementielle contient un Business Model Canvas, qui présente en effet le modèle économique d’une agence événementielle.

Comment faire l’étude de marché d’une agence événementielle ?

Vous devez y inclure les bons éléments, présentés de la bonne façon.

Dans la partie “Étude de Marché” de notre business plan pour une agence événementielle , on retrouve notamment : - des données récentes sur le marché de l’événementiel - les dernières tendances du secteur - les différents segments de clientèle pour une agence événementielle - la matrice SWOT d’une agence événementielle - un modèle d’étude de concurrence pour ce type d’activité - les avantages concurrentiels que peut construire une agence événementielle

Les points essentiels du business plan d’une agence événementielle

Quel positionnement pour votre agence événementielle .

Comme les agences événementielles ne sont généralement pas assez spécialisées, choisir un segment spécifique dans lequel agir peut être une bonne idée pour démarrer.

Parmi les positionnements possibles, il y a les anniversaires, les séminaires de petites entreprises, les événements sportifs, l’organisation de spectacles, les événements liés au digital, etc.

Montrez que vous n’avez pas choisi votre marché et votre positionnement au hasard.

Notez enfin qu’il est essentiel d'adapter la communication ainsi que la politique tarifaire de son agence événementielle en fonction du positionnement choisi.

Quel concept pour réussir son agence événementielle ?

Pour réussir, il est essentiel qu’une agence événementielle comprenne les besoins et les objectifs de ses clients. C'est une étape cruciale pour la réussite de votre agence événementielle .

Par ailleurs, la créativité fait partie des points forts qu’une agence doit disposer. Cela permet de refléter l’image et les valeurs de l’entreprise qu’elle représente pendant l’évènement.

L'événementiel digital domine le marché actuellement. Cette tendance est suscitée par l’engouement des partages sur les réseaux sociaux.

En effet, un événement réussi génère de la viralité sur les réseaux sociaux et des retombées positives pour les organisateurs.

Les organisateurs (les agences événementielles) doivent ainsi s’adapter à cette tendance en proposant des événements plus participatifs et interactifs à leur clientèle.

En tant qu’agence événementielle, vous pouvez également voir cela comme une opportunité de marketing gratuit : les clients qui relaieront du contenu en rapport avec les événements en feront indirectement la promotion.

Notez aussi que les clients d’aujourd’hui veulent vivre des expériences technologiques. L’intelligence artificielle et la réalité virtuelle font partie des technologies qui se sont introduites sur les événements les plus novateurs.

Les clients de l’événementiel veulent également vivre des expériences uniques et découvrir de nouvelles sensations. L’organisation d’évènements dans des endroits insolites est très demandée actuellement.

Vous voulez connaître les autres tendances du secteur de l’événementiel ? Retrouvez-les dans notre business plan pour une agence événementielle .

Comment analyser les agences événementielles concurrentes ?

Présentez les points faibles de vos concurrents.

La plupart des agences événementielles ont du mal à s’adapter efficacement aux besoins des entreprises en proposant des événements classiques, sans personnalisation.

Par ailleurs, comme nous l’avons mentionné plus haut, les agences ne sont pas assez spécialisées, ce qui laisse un grand manque à gagner sur le marché.

De même, la plupart des agences événementielles ne travaillent pas assez leur présence en ligne : elles comptent principalement sur le bouche à oreille pour accroître leur portefeuille client.

Dans le business plan de votre agence événementielle, vous devez pointer ses faiblesses (et d’autres) chez vos concurrents, et les utiliser comme des opportunités à partir desquelles vous pouvez construire une proposition de valeur plus satisfaisante et donc des avantages concurrentiels durables.

Quelle stratégie marketing pour une agence événementielle ?

Construisez une solide stratégie marketing pour assurer la pérennité de votre agence. En effet, la communication est la clé de voûte de toute agence événementielle qui réussit.

Il faut être visible et s’imposer sur le marché pour se démarquer. Il est donc crucial, par exemple, d’avoir un site internet qui présente de façon efficace votre offre.

Le bouche-à-oreille occupe également une place prépondérante dans l’événementiel, mais il ne faut pas s'arrêter là. Il y a d'autres canaux de communication sur lesquels vous pouvez investir.

Par exemple, vous pouvez envisager des partenariats avec des entreprises qui touchent la même audience.

Quoi qu'il en soit, votre stratégie marketing doit être correctement expliquée, comme nous l’avons fait dans le business plan pour une agence événementielle .

La partie financière du business plan d’une agence événementielle

Comment calculer le chiffre d’affaires de son agence événementielle .

Il faudra en effet présenter des prévisions de revenu cohérentes et pertinentes dans le business plan de votre agence événementielle.

Pour ce type d’activité, vous générez des revenus en vendant des prestations liées à l’événementielle, à des clients B2B ou B2C.

Le début de votre analyse débute par l'identification d'un panier moyen par transaction.

Après avoir réalisé de nombreux business plans pour des agences événementielles, nous avons constaté que le revenu moyen par client était souvent situé entre 5 000 et 10 000 euros. Bien entendu, cela dépend de plusieurs facteurs.

Maintenant, et c'est un petit plus difficile, il faut trouver le nombre de transactions que vous pourriez potentiellement réaliser. Lors des premiers mois, ce nombre ne devrait pas être trop élevé : vous mettre du temps à remplir le carnet de commandes de votre agence événementielle.

Toutefois, le nombre d’événements organisés et de prestations vendues augmenteront les mois d'après (grâce, notamment, à vos efforts en marketing et communication).

Un chiffre d'affaires prévisionnel d’agence événementielle qui augmenterait de 25-40 %, chaque année, au cours des trois premières années, ne nous semblerait pas incohérent.

Ainsi, dans votre business plan, pensez à faire augmenter le chiffre d'affaires prévisionnel de votre agence. Il faut cependant noter qu'un chiffre d'affaires prévisionnel trop ambitieux pourrait donner l'impression à votre banquier que vous n'êtes pas réaliste dans vos prévisions.

Notre modèle financier pour une agence événementielle vous permettra d’obtenir une estimation précise et personnalisée du chiffre d’affaires de votre agence événementielle.

Quel est le budget prévisionnel d’une agence événementielle ?

Le budget prévisionnel d’une agence événementielle se situe généralement en dessous de 50 000 euros.

En effet, la création d’une agence évènementielle nécessite généralement un investissement initial limité (après tout, vous êtes une entreprise de services).

Cependant, le fonds de roulement doit être assez conséquent car le cycle de vente peut être assez long (les clients, surtout les entreprises, paient rarement comptant).

Notre modèle financier pour une agence événementielle vous permettra d’obtenir facilement un budget complet et personnalisé pour l’ouverture de votre agence événementielle.

Ouvrir une agence événementielle : est-ce rentable ?

Votre agence événementielle est rentable lorsque votre chiffre d’affaires est suffisant pour couvrir toutes les charges courantes.

On dit alors que vous avez atteint le seuil de rentabilité.

Afin d’évaluer la viabilité du projet, il faut savoir quel chiffre d'affaires vous devez générer pour développer une agence événementielle rentable.

Pour y parvenir, déterminez d’abord les charges fixes et le taux de marge sur coûts variables. Divisez le tout par le chiffre d'affaires à réaliser pour atteindre le point d’équilibre.

Pour connaître votre chiffre d’affaires prévisionnel, vos dépenses et votre seuil de rentabilité, sans avoir à faire de calculs, vous pouvez aussi utiliser notre modèle financier adapté à une agence événementielle .

À noter que, pour une agence événementielle, le budget communication et marketing ainsi que les salaires sont probablement les postes de dépenses les plus importants du compte de résultat d’une agence événementielle.

Comment prouver la rentabilité de son projet dans le business plan de son agence événementielle ?

La rentabilité d'une agence événementielle est, en réalité, dérivée de deux facteurs: - la croissance long terme des revenus - le montant des charges courantes

Derrière un chiffre d'affaires qui augmente, se trouve toujours une rigoureuse stratégie marketing.

Quelles sont les entreprises qui s'adressent aux mêmes clients que vous ? Collaborez avec ces dernières pour accroître votre visibilité et gagner des clients pour votre agence événementielle.

Faites augmenter vos marges avec une nouvelle gamme de prestations événementielles, avec un prix de vente plus élevé.

Listez les bonnes pratiques pour avoir une présence efficace sur les réseaux sociaux. Ne vous faites pas dépasser par des agences concurrentes, qui auraient développé une meilleure stratégie en ligne.

Exposez ce plan marketing dans le business plan de votre agence événementielle.

Également, une bonne rentabilité passe par une bonne gestion des dépenses de votre agence événementielle .

Attention, cependant. Créer sa propre agence événementielle nécessite de faire des investissements (et donc de dépenser de l'argent). Par exemple, ne pas investir sur le budget communication alloué à l’ouverture de l’agence peut vous coûter cher sur le long terme.

La prudence concerne davantage les charges courantes de votre agence événementielle.

Par exemple, un poste de dépenses important sera les ressources humaines. N'investissez pas plus de 65 % du chiffre d'affaires de votre agence événementielle dans les salaires et les cotisations sociales.

Pour les investissements en marketing et communication, nous conseillons de les maintenir entre 10 % et 15 % du chiffre d'affaires de votre agence événementielle. Le tout est de surtout surveiller leur rentabilité (et votre retour sur investissement, pour chaque action marketing mise en place).

Surveillez aussi le montant de vos taxes dans votre plan de trésorerie.

Vous l'avez compris, le business plan de votre agence événementielle doit aussi refléter vos capacités en gestion financière.

Dans notre modèle financier pour une agence événementielle , nous vous guidons pour construire des prévisions de revenu réalistes qui permettent d’obtenir le niveau de rentabilité souhaité pour votre agence événementielle.

Quels sont les tableaux et indicateurs doit-on inscrire dans les finances du business plan d’une agence événementielle ?

Pour présenter une analyse sérieuse de votre agence événementielle à une banque, voici les tableaux et indicateurs financiers qu’on doit retrouver dans le business plan de votre agence événementielle : - des indicateurs de performance (les soldes intermédiaires de gestion) - une analyse du BFR (Besoin en Fonds de Roulement) - un plan de financement - un compte de résultat prévisionnel - un bilan prévisionnel - un budget de trésorerie prévisionnel - la liste des investissements de départ - des graphiques et des ratios financiers - des hypothèses de revenu

Vous retrouverez tous ces éléments dans notre modèle financier pour une agence événementielle .

Comment réussir facilement le business plan d’une agence événementielle ?

Un modèle de business plan pour une agence événementielle.

Notre modèle de business plan pour une agence événementielle vous aidera à réussir votre business plan.

En effet : - le modèle est adapté à la réalité d'une agence événementielle - le modèle contient tous les éléments évoqués plus haut - le modèle contient 80 % de votre business plan final (il ne vous reste plus qu’à personnaliser les 20 % restants) - le modèle est entièrement modifiable (texte, couleur, photos, images etc.) - notre équipe vous accompagne

Pour bien comprendre ce que contiennent nos modèles de business plan, vous pouvez consulter un exemple gratuit de business plan .

Un prévisionnel financier pour une agence événementielle

Notre modèle financier pour une agence événementielle vous aidera à réussir votre business plan.

En effet : - le modèle contient tous les éléments financiers évoqués plus haut - le modèle est facilement modifiable - le modèle vous guide et vous aide à corriger vos hypothèses - le modèle est adapté à la réalité d'une agence événementielle

Pour bien comprendre ce que contiennent nos modèles de prévisionnel financier, vous pouvez consulter un exemple gratuit de prévisionnel financier .

Une équipe en support

Bien entendu, notre équipe reste disponible pour la moindre question et vous accompagne pour remplir le modèle.

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Vous pouvez voir les entreprises qu’ils ont créées en cliquant sur ce lien .

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Créer un business plan d'agence évènementielle gratuit en PDF avec Angel

Découvrez comment préparer un business plan complet pour votre agence évènementielle

Introduction à la création d'un business plan d'agence évènementielle

La création d'un business plan pour une agence évènementielle est essentielle pour établir une vision claire de votre entreprise, définir vos objectifs stratégiques et présenter votre stratégie marketing. Ce document détaillé servira de guide pour la gestion de votre agence, en mettant en lumière les particularités de votre offre de services événementiels et en soulignant l'importance de comprendre le marché de l'événementiel.

En plus de décrire vos services, comme la planification d'événements corporatifs, la coordination de mariages ou la gestion de conférences, le business plan devrait mettre en avant des aspects uniques de votre agence, comme des capacités de conception innovantes, des partenariats exclusifs avec des prestataires de services, ou des services de gestion d'événements durables. Il s'agit de présenter votre agence sous son meilleur jour, en mettant en avant ce qui la distingue de la concurrence et en soulignant sa proposition de valeur unique.

Étude de marché pour une agence évènementielle

Une étude de marché approfondie est cruciale pour élaborer un business plan efficace pour une agence évènementielle. Cette analyse doit explorer en profondeur le marché cible en se concentrant sur divers aspects clés. Il est essentiel de commencer par une compréhension détaillée des tendances actuelles et émergentes dans l'industrie de l'événementiel.

Cela inclut non seulement les types d'événements les plus populaires, comme les mariages, les conférences d'entreprise, ou les événements culturels, mais aussi les changements dans les comportements des consommateurs, comme l'augmentation de la demande pour des expériences uniques et des événements personnalisés. La popularité croissante des événements virtuels et hybrides, ainsi que l'évolution des attentes en matière de technologie et d'expérience client, doivent également être examinées.

Une partie cruciale de l'étude de marché est l'analyse concurrentielle. Examiner les offres et les stratégies des autres agences évènementielles dans la région est indispensable pour identifier les lacunes du marché. En étudiant les points forts et faibles des concurrents, vous pouvez déterminer des opportunités uniques pour votre agence. Par exemple, si la plupart des concurrents se concentrent sur des événements d'entreprise, il pourrait y avoir une niche pour des événements culturels ou des expériences événementielles thématiques.

Enfin, l'intégration d'une analyse SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) dans votre étude de marché est essentielle. Cette analyse doit être spécifique à votre agence évènementielle et couvrir des aspects tels que la qualité de vos services, votre réseau de fournisseurs, votre expérience dans le domaine, ainsi que les défis potentiels comme les fluctuations saisonnières de la demande ou les nouvelles tendances émergentes. L'analyse SWOT vous aidera à construire des stratégies robustes pour capitaliser sur vos forces, atténuer vos faiblesses, exploiter les opportunités de marché et anticiper les menaces potentielles.

Stratégie de marketing pour une agence évènementielle

Une stratégie de marketing solide est essentielle pour promouvoir les services d'une agence évènementielle et attirer des clients potentiels. Votre business plan doit détailler les différentes tactiques et canaux que vous prévoyez d'utiliser pour atteindre votre public cible et promouvoir vos services.

Les stratégies de marketing traditionnelles, telles que la publicité dans les médias locaux, les partenariats avec des entreprises locales, et la participation à des salons professionnels, peuvent être combinées avec des approches plus modernes, comme le marketing digital. Cela inclut la création d'un site web professionnel et attrayant, l'utilisation des médias sociaux pour promouvoir vos événements passés et à venir, et la mise en place de campagnes de marketing par e-mail pour maintenir l'engagement de vos clients.

En outre, il est important d'inclure des détails sur la création de contenu engageant, tel que des blogs ou des vidéos, pour démontrer votre expertise dans le domaine de l'événementiel et attirer l'intérêt de clients potentiels. En mettant en avant votre créativité, votre professionnalisme et vos capacités à répondre aux besoins uniques de vos clients, votre stratégie de marketing peut jouer un rôle clé dans la croissance de votre agence évènementielle.

Modèles de revenus et prévisions financières pour une agence évènementielle

La section des modèles de revenus et des prévisions financières de votre business plan est cruciale pour démontrer la viabilité financière de votre agence évènementielle. Cette partie doit présenter en détail les différentes sources de revenus de votre entreprise et fournir des prévisions financières pour les années à venir.

• Modèles de revenus : Expliquez clairement comment votre agence générera des revenus. Cela peut inclure des honoraires de planification d'événements, des commissions sur les services de fournisseurs, des frais de consultation, et d'autres sources potentielles de revenus, telles que la vente de produits promotionnels liés à vos événements.
• Prévisions financières : Développez des prévisions financières détaillées, y compris des projections de chiffre d'affaires, de bénéfices et de flux de trésorerie. Ces projections doivent être étayées par des recherches de marché solides, des données historiques pertinentes, et des hypothèses clairement expliquées.

En plus de présenter ces informations de manière claire et précise, il est important d'inclure des mesures pour atténuer les risques financiers potentiels, telles que des plans d'urgence pour faire face à des événements imprévus ou des variations de la demande. L'utilisation d'outils en ligne tels qu'Angel peut faciliter la création de ces prévisions, en offrant des modèles financiers personnalisables et des conseils d'experts-comptables pour garantir l'exactitude et la pertinence de vos prévisions financières.

Structure organisationnelle d'une agence évènementielle

La structure organisationnelle d'une agence évènementielle est essentielle pour assurer une gestion efficace des opérations et une coordination sans faille des événements. Votre business plan doit détailler la manière dont votre agence sera organisée, en mettant en lumière les rôles clés et les responsabilités au sein de l'équipe.

Il est crucial de présenter un organigramme clair, décrivant les différents départements ou équipes au sein de l'agence, tels que la planification d'événements, la gestion des fournisseurs, le marketing et la communication, ainsi que les opérations. En indiquant les responsabilités spécifiques de chaque membre de l'équipe, vous démontrez votre capacité à gérer efficacement les ressources humaines et à maintenir un niveau élevé de professionnalisme.

De plus, en décrivant la structure hiérarchique et les processus de prise de décision au sein de votre agence évènementielle, vous mettez en avant votre approche stratégique pour assurer une communication fluide et une coordination efficace entre les différents départements. Cela témoigne de votre capacité à maintenir la cohésion interne et à garantir une prestation de services de qualité à vos clients.

Enfin, n'oubliez pas d'inclure des informations sur la gestion des ressources humaines, telles que les politiques de recrutement, de formation et de développement professionnel. Cela démontrera votre engagement envers le bien-être de votre équipe et renforcera la crédibilité de votre agence évènementielle en tant qu'employeur de choix dans le secteur.

Téléchargez votre business plan d'agence évènementielle en PDF

L'accessibilité et la flexibilité sont des aspects clés d'un business plan efficace. Avec Angel, une fois votre plan finalisé, vous avez la possibilité de le télécharger en formats PDF et Excel. Le format PDF est idéal pour une présentation professionnelle à des investisseurs, des prêteurs et des partenaires. Il offre un aperçu clair et concis de votre plan, parfait pour les réunions et les propositions.

D'autre part, le format PDF est extrêmement utile pour une gestion dynamique de votre plan. Il vous permet de faire des ajustements en temps réel, tels que la modification des prévisions financières, la mise à jour des coûts ou l'ajout de nouvelles stratégies de marché, ce qui est essentiel à mesure que votre entreprise évolue. En offrant la possibilité de télécharger votre business plan d'agence évènementielle en PDF, Angel garantit que vous disposez d'un outil flexible et adapté à vos besoins en matière de planification d'entreprise.

Outils pour organiser le lancement d'une agence évènementielle

Le lancement d'une agence évènementielle est une entreprise excitante et exigeante, nécessitant une planification minutieuse et une exécution stratégique. Angel offre une gamme d'outils pour vous aider à organiser le lancement de votre agence évènementielle avec succès.

Tout d'abord, notre plateforme vous permet de créer une liste de tâches détaillée pour chaque étape du processus de lancement, de l'élaboration de votre plan d'affaires à la mise en place de vos opérations. Vous pouvez établir des échéances claires, assigner des responsabilités à votre équipe, et suivre les progrès en temps réel, assurant ainsi que rien n'est laissé au hasard.

En outre, Angel propose des ressources et des guides pour vous aider à définir des objectifs à court et long terme pour votre agence. Vous pourrez élaborer des stratégies de marketing ciblées, identifier les opportunités de croissance, et mettre en place une structure financière solide pour assurer le succès de votre entreprise dès le premier jour.

Enfin, notre plateforme offre des conseils et des outils pour naviguer dans les aspects juridiques et administratifs du lancement d'entreprise. De la gestion des licences et des permis à la mise en conformité avec les réglementations locales, Angel vous accompagne à chaque étape du processus, vous permettant de lancer votre agence évènementielle en toute confiance.

Évaluation de l'impact RSE pour une agence évènementielle

Dans un monde de plus en plus axé sur la responsabilité sociale des entreprises (RSE), il est crucial pour les agences évènementielles de comprendre et d'évaluer leur impact social et environnemental. Angel offre des outils et des métriques pour vous aider à mesurer et améliorer l'impact RSE de votre agence évènementielle.

Vous pourrez évaluer des aspects tels que l'empreinte carbone de vos événements, l'éthique de votre chaîne d'approvisionnement, et votre contribution à la communauté locale. En intégrant ces pratiques durables dans votre entreprise, vous pourrez non seulement renforcer votre image de marque, mais aussi contribuer à une industrie de l'événementiel plus respectueuse de l'environnement et socialement responsable.

En utilisant les ressources fournies par Angel, vous pourrez développer des stratégies pour minimiser l'impact environnemental de vos événements, favoriser l'inclusion et la diversité, et soutenir des initiatives communautaires. En prenant des mesures concrètes pour améliorer votre impact RSE, votre agence évènementielle pourra se démarquer en tant qu'acteur engagé et responsable dans le secteur de l'événementiel.

En conclusion, la création d'un business plan pour une agence évènementielle est une étape cruciale pour établir une base solide pour votre entreprise. En utilisant les outils et les ressources proposés par Angel, vous pourrez non seulement élaborer un plan détaillé, mais aussi organiser le lancement de votre agence avec confiance, tout en évaluant et en améliorant son impact RSE. À vos marques, prêts, lancez votre agence évènementielle avec succès grâce à Angel.

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Comment Rédiger un Business Plan d’Évènement (et une Checklist)

Un business plan d’évènement est un document pratique pour vous aider à focaliser vos efforts en tant qu’organisateur d’évènements. Mais c’est également un excellent outil pour vendre votre idée d’évènement à de potentiels investisseurs.

Lisez ce guide pour découvrir les différentes sections que vous devriez inclure dans le business plan de votre évènement pour vous assurer qu’il soit utile et convaincant.

Billetto est une plateforme de billetterie qui vous aide à gérer, organiser et faire la promotion de vos événements. Créez une page d'événement et commencez à vendre des billets en 5 minutes. CRÉER UN ÉVÈNEMENT >>

1. Structure de business

La structure de l’entreprise et de l’équipe de votre évènement joueront énormément lorsqu’il s’agira de convaincre des investisseurs. Peu importe que votre idée d’évènement soit grandiose et géniale s’il n’y a pas d’équipe derrière pour la mettre en place.

Voici ce que vous devriez inclure dans la description de la structure de votre entreprise :

• Vous et votre rôle en tant qu’organisateur de l’évènement
• L’équipe que vous avez recruté pour l’évènement (et les noms et descriptions de leurs postes)
• Le type d’entreprise que vous dirigez (entreprise individuelle, société en nom collectif ou société à responsabilité limitée)
• Avec quels vendeurs et fournisseurs vous comptez travailler
• L’historique et les réussites passées de votre entreprise

Astuce : Si la structure de votre entreprise est plus complexe, utilisez ce guide pour vous aider à rédiger une description.

2. Description de l’évènement

La description de l’évènement est le point principal de votre business plan. C’est là que vous tentez vraiment de vendre le concept aux potentiels investisseurs. Prenez bien soin d’inclure autant de détails que possible.

Voici les points à traiter dans la description de l’évènement :

• Déclaration de mission : décrivez l’objectif global de l’évènement et ce que vous comptez atteindre avant, pendant, et après l’évènement.
• Objectifs et chronologie : soulignez les tâches qui doivent être effectuées, quand elles doivent l’être, qui les effectuera, et comment ils prévoient de les effectuer au regard de l’objectif global de l’évènement.
• Programme de l’évènement : décrivez le programme de l’évènement en détails et fournissez une vue d’ensemble du contenu que vous comptez proposer aux spectateurs de l’évènement.
• Public cible : annoncez aux investisseurs la tranche de population que vous visez ( incluez vos profils clients types ), pourquoi votre évènement les intéressera, et comment vous prévoyez d’en faire la promotion.
• Les parties prenantes : incluez toutes les parties prenantes de l’évènement, leur niveau d’implication, et dans quelle mesure l’évènement leur profitera.

Vous pouvez également inclure un petit historique de l’évènement si vous avez organisé des évènements similaires par le passé. Ajoutez tout résultat positif, ainsi que ce que vous avez prévu pour les améliorer à l’avenir.

3. Plan de développement

La description de l’évènement devrait convaincre vos investisseurs potentiels de soutenir l’évènement en cours. Ajoutez à cela un plan de développement pour le futur, et vous verrez de jolis petits symboles dollars scintiller dans leurs yeux.

• Vision future : montrez ce que vous imaginez pour le futur de votre évènement. Sera-t-il encore plus important l’année prochaine ? Comptez-vous l’exporter dans d’autres pays ?

• Développement stratégique : expliquez comment vous envisagez de faire en sorte que votre vision du futur se concrétise, quelles sont les prochaines grandes étapes, et qui sera impliqué dans le développement.
• Analyse FFOM : montrez aux investisseurs que vous avez pensé à tout en leur fournissant une analyse des forces et des faiblesses de votre vision.

Astuce : Si vous n’avez aucune expérience de celle-ci, apprenez comment conduire une analyse FFOM pour les évènements .

4. Les besoins de l’évènement

Utilisez cette catégorie pour souligner les besoins vitaux pour mener à bien l’évènement. Cela donnera aux investisseurs une idée de la quantité de ressources dont vous avez besoin et leur montre que vous avez pensé à tout.

Voici quelques points parmi les nombreux à prendre en compte pour un évènement :

• Les installations : listez le site, la restauration, les transports, l’hébergement, le parking, l’électricité, et le WiFi.
• L’équipement : incluez le son, l’éclairage, et l’équipement de scène nécessaire aux orateurs et artistes.
• Le personnel : décrivez tout le personnel de sécurité, d’animation, personnel médical et lié à l’évènement lui-même.
• Le juridique : listez toutes les licences, autorisations, et contrats d’assurance dont vous avez besoin pour l’évènement.
• Le budget : incluez quelques estimations de combien tous les éléments ci-dessus vont couter.

Astuce : Lisez notre guide sur les contrats d’assurance évènement auxquels vous devez souscrire .

5. Plan marketing

Les investisseurs ne sont pas les seules personnes auxquelles vous devez vendre l’évènement. Votre public cible doit également être au courant de celui-ci. De ce fait, vos investisseurs voudront savoir comment vous comptez faire parler de vous.

Voici quelques points que vous devriez considérer lorsque vous formulez votre plan marketing :

• Le positionnement : définissez votre promesse et comment vous positionnerez votre évènement par rapport à la concurrence.
• La billetterie : indiquez le prix de vos billets et comment vous comptez les vendre.
• La promotion : spécifiez quels canaux (comme les emails, le courrier papier, le marketing par les moteurs de recherche , et les réseaux sociaux) vous comptez utiliser pour faire la promotion de l’évènement et toucher votre public.
• Les relations publiques : identifiez les médias que vous exploiterez et comment vous les persuaderez de faire figurer votre évènement.
• Le budget : estimez combien la promotion de l’évènement coutera dans son ensemble.

Astuce : Vous pouvez télécharger ce modèle de marketing d’évènement pour vous aider à former votre plan.

6. Plan financier

Il faut de l’argent pour en faire, mais les gens qui investiront leur argent dans votre évènement voudront savoir si vous êtes capables de tirer un bénéfice. Rédigez un plan financier expliquant comment vous comptez gérer le budget de l’évènement.

Soulignez toutes les sources possibles de revenue pour votre évènement :

• Merchandising
• Ventes d’espace d’exposition
• Investissements
• Subventions

Puis faites une liste de vos dépenses prévues :

• Location du site
• Location de l’équipement
• Orateurs et animateurs
• Restauration
• Photographie
• Signalétique et décoration
• Applis et logiciel

Astuce : Lisez notre guide sur comment préparer le budget d’un évènement pour vous aider à estimer le cout de votre évènement.

7. Finaliser

Maintenant que vous avez couvert tous les points importants de votre business plan d’évènement, il est temps de finaliser les choses et de faire en sorte qu’il soit agréable.

Voici quelques points que vous devriez inclure avant et après les sections que nous venons de couvrir :

• Page de présentation : incluez le nom et le logo de l’évènement, le titre de votre business plan, et vos détails de contact.
• Sommaire : créez un sommaire qui mettra en valeur les différentes sections du business plan de votre évènement.
• Résumé exécutif : rédigez le business plan complet dans un format plus condensé couvrant tous les détails important tout en étant lisible en quelques minutes.
• Annexes : incluez des annexes au dos si vous avez des notes supplémentaires, des rapports ou des recherches venant compléter votre business plan.

Astuce : Vous pouvez lire ce guide sur comment formater un business plan pour vous donner une base de travail.

Checklist de business plan d’évènement

Petit récapitulatif des sections que vous devez inclure au business plan de votre évènement :

• Page de présentation : titre, logo et nom de l’évènement.
• Sommaire : numéro de page pour chaque section.
• Résumé exécutif : une version condensée de votre business plan.
• Structure du business : le type d’entreprise et les détails sur le personnel.
• Description de l’évènement : objectifs, programme, et public cible.
• Plan de développement : vision future, stratégie, et analyse FFOM.
• Besoins de l’évènement : infrastructure, équipement, personnel, et licences.
• Plan marketing : positionnement, billetterie, promotion, relations publiques et budget.
• Plan financier : revenus et dépenses.
• Annexes : recherches, graphiques et notes additionnelles.

Rédiger le business plan de votre évènement prendra du temps, mais vous serez bien content de l’avoir fait une fois terminé. Non seulement il sera utile aux potentiels investisseurs, mais également pour vous et l’équipe de l’évènement.

Souvenez-vous que le business plan de votre évènement devrait être un document vivant. Mettez-le à jour dès que quelque chose de nouveau se présente.

Si vous en voulez toujours plus, jetez un œil à cette vidéo sur comment rédiger un business plan :

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Business plan gratuit : Exemples et modèle à télécharger (Excel + PDF)

Vous créez votre entreprise et vous souhaitez faire un business plan, Dans le monde entrepreneurial d’aujourd’hui, élaborer un business plan solide et réfléchi n’est pas seulement une étape recommandée ; c’est une nécessité. Que vous soyez un entrepreneur chevronné ou que vous vous lanciez pour la première fois dans l’aventure startup, un business plan clair et détaillé peut être le facteur décisif entre le succès et l’échec. Comprendre la structure, les objectifs et les stratégies de votre entreprise est crucial, et c’est là que nous intervenons. Nous sommes ravis de vous offrir des modèles et des exemples de business plan gratuits, à la fois en format Excel et PDF, à télécharger gratuitement , conçus pour répondre aux besoins et aux défis uniques des entreprises modernes. Ces ressources, disponibles sans frais, sont conçues pour vous guider à travers chaque étape de la rédaction de votre plan d’affaires, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : transformer vos idées ambitieuses en réalités tangibles.

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Business plan gratuit : Définition et Objectif

Un business plan est un document stratégique essentiel pour toute entreprise, qu’elle soit en phase de démarrage ou bien établie. Ce plan sert de feuille de route, détaillant la vision, les objectifs, et les stratégies d’une entreprise pour atteindre le succès. C’est un outil de communication crucial qui permet aux entrepreneurs de présenter leurs idées de manière structurée et convaincante, notamment aux investisseurs, partenaires, et autres parties prenantes.

Objectifs Clés d’un Business Plan :

Clarifier la Vision et la Stratégie :

Le business plan permet de définir clairement la vision de l’entreprise et la manière dont elle envisage d’atteindre ses objectifs. Cela inclut la mise en place d’une stratégie cohérente, l’identification des marchés cibles, et la planification des ressources nécessaires.

Attirer les Investissements :

Pour les startups et les entreprises cherchant à se développer, le business plan est souvent le premier point de contact avec des investisseurs potentiels. Un plan bien rédigé et convaincant peut faire la différence entre obtenir le financement nécessaire ou non.

Gestion et Planification :

Le business plan sert également de guide pour la gestion quotidienne de l’entreprise. Il aide à anticiper les défis, planifier les ressources, et suivre les progrès par rapport aux objectifs fixés.

Communication Interne et Externe :

En interne, il assure que tous les membres de l’équipe comprennent la direction et les objectifs de l’entreprise. Externement, il communique la mission et les stratégies de l’entreprise aux partenaires, fournisseurs, et clients.

En résumé, le business plan n’est pas seulement un document requis pour attirer des investissements, mais c’est un outil vital pour la planification et la gestion stratégique d’une entreprise. Il doit être considéré comme un document vivant, sujet à des révisions et des mises à jour au fur et à mesure que l’entreprise se développe et que le marché évolue

Business plan gratuit : Résumé opérationnel , executive summary

Les nouveaux entrepreneurs ou gérant d’entreprise utilisent généralement un Business plan pour présenter leur excellente idée commerciale à des parties prenantes potentielles telles que des investisseurs providentiels. Le but du Business plan est d’attirer le financement des investisseurs ou de convaincre les responsables bancaires d’obtenir un prêt bancaire pour leur entreprise. Un Résumé opérationnel est un aperçu du Business plan qui met succinctement en évidence ses éléments les plus essentiels.

Il ne s’agit pas seulement d’un aperçu général ; le Résumé opérationnel peut être la seule partie de votre Business plan que les cadres et les investisseurs potentiels lisent.

Le Résumé opérationnel d’un Business plan est conçu pour capter l’attention du lecteur et expliquer brièvement votre entreprise, le problème que vous résolvez, le public cible et les principales informations financières. Si le Résumé opérationnel manque d’informations spécifiques ou ne capte pas l’attention du lecteur, le reste du Business plan risque de ne pas être lu.”

Si votre Résumé opérationnel doit être engageant et complet, il doit également être rapide et facile à lire. Ces documents comptent en moyenne une à quatre pages – idéalement, moins de deux pages – et doivent représenter moins de 10 % de l’ensemble de votre Business plan

Business plan gratuit : Organisation et management

Cette section de votre business plan, Organisation et management, est celle où vous expliquerez exactement comment vous êtes organisé pour concrétiser vos idées, et où vous présenterez les membres de votre équipe.

Comme toujours, n’oubliez pas votre public. S’il s’agit d’un plan destiné à votre usage interne, vous pouvez être un peu plus général que si vous le présentez à un prêteur ou à un investisseur potentiel. Quel que soit son objectif, vous voudrez diviser la section sur l’organisation et la gestion en deux parties : l’une décrivant le mode de fonctionnement de l’entreprise (sa structure organisationnelle) et l’autre présentant les personnes concernées (sa gestion).

Maintenant que nous comprenons la structure de votre entreprise, nous devons faire connaissance avec les personnes qui vont la diriger. Qui fait quoi, et pourquoi sont-ils à bord ? Cette section est importante même pour un praticien seul ou une entreprise individuelle, car elle vous présentera, vous et vos qualifications, aux lecteurs de votre plan.

Actionnaires

Commencez par le haut en indiquant la structure juridique et la propriété de l’entreprise. Si vous êtes constitué en société, dites-le et précisez si vous êtes une société C ou S. Si vous n’êtes pas encore constitué en société, assurez-vous d’en discuter avec votre avocat et votre conseiller fiscal pour déterminer la voie à suivre. Si vous faites partie d’un partenariat ou si vous êtes propriétaire unique, c’est ici qu’il faut le mentionner.

Indiquez le nom des propriétaires de l’entreprise, le pourcentage de la société que chacun d’eux possède, la forme de société et le type de participation qu’ils auront dans les opérations quotidiennes.

C’est ici que vous indiquerez les noms et les profils de votre équipe de direction, ainsi que leurs responsabilités. En particulier si vous recherchez un financement, veillez à mettre en évidence les antécédents de ces employés clés. Les prêteurs et les investisseurs s’intéresseront vivement à leurs succès antérieurs, en particulier à leur lien avec l’entreprise actuelle.

Indiquez le nom et le poste de chaque personne, ainsi qu’une brève description de ses principales fonctions. Détaillez sa formation, ainsi que toute compétence ou expérience unique, surtout si elle est pertinente pour le poste à pourvoir. Mentionnez les emplois précédents et les récompenses ou reconnaissances liées à l’industrie, ainsi que la participation à des œuvres de bienfaisance ou à d’autres organisations à but non lucratif.

Considérez cette section comme un résumé du CV, qui récapitule les points forts et les réalisations des personnes dont vous avez choisi de vous entourer. Les CV détaillés de vous-même et de votre équipe de direction doivent figurer dans l’annexe du plan, et vous pouvez y faire référence ici. Vous voulez que vos lecteurs aient l’impression que votre équipe de direction vous complète et complète vos propres compétences. Vous voulez également que les lecteurs comprennent pourquoi ces personnes sont si qualifiées pour contribuer à la réussite de votre entreprise.

Cette section précise la rémunération des membres de l’équipe de direction, notamment le salaire, les avantages sociaux et la participation aux bénéfices que vous pourriez offrir. Si certains membres de l’équipe sont sous contrat ou liés par des accords de non concurrence, vous devez également le mentionner ici.

Conseil d’administration

Si votre entreprise a un conseil d’administration, ses membres doivent également être mentionnés dans le business plan. Présentez chaque personne par son nom et le poste qu’elle occupera au sein du conseil. Expliquez comment chacun d’entre eux pourrait participer à l’entreprise (en plus des réunions du conseil d’administration).

Comme vous l’avez fait pour votre équipe de direction, donnez des informations sur les antécédents de chaque membre, notamment sa formation, son expérience, ses compétences particulières, etc. ainsi que sur les contributions qu’il a pu apporter au succès de l’entreprise. Incluez les CV complets des membres de votre conseil d’administration dans l’annexe.

Si vous n’avez pas de conseil d’administration, vous pouvez également inclure des informations sur le conseil consultatif que vous avez mis en place ou sur un groupe d’experts que vous avez réunis pour vous aider. L’un ou l’autre de ces éléments, soit dit en passant, est une chose que votre entreprise pourrait envisager, que vous prépariez ou non la section organisation et gestion de votre Business plan

Business plan gratuit : produits et services

C’est la partie de votre business plan où vous décrirez les produits et services spécifiques que vous allez offrir. Vous expliquerez en détail le concept de votre entreprise, ainsi que tous les aspects des achats, de la fabrication, de l’emballage et de la distribution. Vous aborderez les fournisseurs, les coûts et la manière dont votre offre s’intègre au marché actuel et se positionne par rapport à vos concurrents.

Même si votre produit est technique, ne vous laissez pas entraîner par le jargon compliqué du secteur. Expliquez et décrivez votre offre en termes simples, afin qu’une personne qui n’est pas familière avec votre activité puisse la comprendre et s’y intéresser. Il peut être nécessaire de donner quelques informations de base s’il s’agit d’un domaine ou d’un secteur que les gens ne connaissent pas.

Lorsque vous rédigez la section Produits et services de votre business plan, gardez votre lecteur à l’esprit. Des choses que vous tenez pour acquises ou que vous connaissez parfaitement peuvent ne pas être connues des prêteurs ou investisseurs potentiels. Lorsque vous rédigez, évitez d’être trop technique, de supposer que vos lecteurs ont trop de connaissances et d’utiliser des mots à la mode.

Vous ne devez pas donner l’impression d’être condescendant, mais vous devez vous assurer que tout le monde comprend ce dont vous parlez. Pour savoir si vous avez réussi, demandez à des personnes de confiance qui ne travaillent pas dans votre secteur d’activité de relire cette section pour vous, et demandez-leur d’expliquer votre produit ou service dans leurs propres mots, ainsi que les avantages de leur utilisation.

Voici les points que vous devez rédiger dans la section Produits et services de votre business plan :

La description du produit ou du service

Quel est votre produit et service, et comment fonctionne-t-il ? Comment les clients en bénéficient-ils ? Comment le fabriquez-vous ou comment allez-vous le faire fabriquer ?

Comparaison des produits

Qu’est-ce qui rend ce produit ou service unique ou meilleur que ce qui est déjà disponible sur le marché ? Pourquoi quelqu’un choisirait-il d’acheter votre produit ou de faire affaire avec vous plutôt qu’avec un autre ?

Accréditations/propriété intellectuelle

Avez-vous fait tester ou certifier le produit ? Obtenu l’approbation d’experts du secteur ? Avez-vous déposé une marque, un droit d’auteur ou un brevet sur votre produit ? Ces éléments peuvent ajouter de la substance et de la crédibilité, alors n’oubliez pas de les mentionner.

Cycle de vie

Où en êtes-vous actuellement avec ce produit ou service ? Est-il au stade de l’idée ou avez-vous un prototype ? En avez-vous produit quelques-uns et cherchez-vous à les développer ? Avez-vous déjà commencé à offrir ce service ou en êtes-vous encore au stade de la planification ?

Tarification

Combien allez-vous demander pour les produits ou services que vous proposez ? Comment cela s’inscrit-il par rapport à ce qui est actuellement disponible ?

Business plan gratuit : L’étude du marché

C’est la partie de votre business plan où vous pouvez vraiment briller et montrer cette idée géniale que vous avez. Bien sûr, votre produit ou service est le meilleur ! Maintenant, parlons de la façon dont vous saurez que c’est un succès. Soyez prêt à montrer que vous connaissez votre marché et qu’il est suffisamment important pour que vous puissiez créer une entreprise durable et prospère.

En rédigeant votre analyse de marché, vous démontrerez les connaissances que vous avez acquises sur le secteur, le marché cible auquel vous envisagez de vendre, vos concurrents et la manière dont vous comptez vous démarquer.

Une analyse de marché n’est rien d’autre qu’un examen de l’environnement commercial pertinent et de la place que vous y occupez. Elle doit permettre à un prêteur, un investisseur ou un employé potentiel de ne pas douter qu’il existe un créneau solide pour ce que vous offrez et que vous êtes certainement la personne qui peut le remplir. Il est à la fois quantitatif, en exposant les projections de ventes et autres chiffres pertinents, et qualitatif, en donnant un aperçu réfléchi de la manière dont vous vous situez par rapport à la concurrence. Il doit prendre en compte la taille potentielle du marché, les clients potentiels que vous ciblerez et les difficultés que vous pourriez rencontrer pour réussir. Voyons comment procéder.

Que faut-il inclure dans une analyse de marché pour un business plan ?

Description et perspectives du secteur

Décrivez le secteur avec suffisamment d’éléments de contexte pour que quelqu’un qui ne le connaît pas puisse comprendre à quoi il ressemble, quels sont les défis à relever et quelles sont les perspectives. Parlez de sa taille, de sa croissance et de ses perspectives d’avenir.

Marché cible

Qui avez-vous identifié comme étant votre client idéal ? Incluez des informations démographiques sur le groupe que vous ciblez, notamment l’âge, le sexe et le niveau de revenu. C’est le moment de parler de la taille de votre marché potentiel, du montant qu’il pourrait dépenser et de la manière dont vous allez atteindre les clients potentiels. Par exemple, si les femmes âgées de 18 à 54 ans constituent votre marché cible, vous devez savoir combien d’entre elles sont présentes sur votre marché. Sont-elles 500 ou 500 000 ? Il est impératif de le savoir. De même, si votre produit ou service est destiné à une clientèle haut de gamme, vous devez vous assurer que vous êtes situé dans une zone qui peut le supporter.

Besoin du marché

Quels sont les facteurs qui influencent le besoin de votre produit ou service ? Ce besoin existait-il auparavant ou essayez-vous de le créer ? Pourquoi les clients voudront-ils faire affaire avec vous, voire vous choisir plutôt qu’un autre ? C’est ici que vous pouvez présenter brièvement l’avantage concurrentiel dont vous disposez, mais vous y reviendrez plus en détail dans les sections suivantes. Concentrez-vous sur la manière dont le produit ou le service que vous proposez répond à un besoin du marché.

Croissance du marché

Bien que personne ne puisse prédire l’avenir, il est important de se faire une idée de ce que seront les affaires à l’avenir et de faire des projections de ventes. Le nombre de personnes dans votre marché cible a-t-il augmenté ou diminué au cours des dernières années ? De combien par an ? Pour faire une prévision intelligente, vous devez commencer par les conditions actuelles, puis projeter les changements sur les trois à cinq prochaines années.

Tendances du marché

Vous devez examiner les tendances de la même manière que vous examinez la population et les données démographiques. Y a-t-il une évolution vers des ingrédients plus naturels ou biologiques qui pourrait avoir un impact sur votre activité ? Comment les prix de l’énergie peuvent-ils être pris en compte ? La facilité d’accès à l’internet et à la technologie des smartphones ? Les questions seront différentes pour chaque type d’entreprise, mais il est important de réfléchir aux types de changements qui pourraient affecter votre marché spécifique. Dans cette section, vous pouvez citer des experts issus des recherches que vous avez effectuées – un expert du marché, une société d’études de marché, une association professionnelle ou un journaliste crédible

Business plan gratuit : La stratégie

Dans cette section du business plan, vous allez expliquer comment vous allez commercialiser votre idée et comment vous allez obtenir des contrats. Les ventes et le marketing sont ce qui fera croître votre entreprise et vous aidera à réussir.

Comme toujours, gardez votre public à l’esprit. Si votre business plan est destiné à vos seuls yeux ou à un document interne pour votre personnel, vous n’aurez pas besoin d’être aussi détaillé ou spécifique que si vous le destinez à un prêteur ou à des investisseurs potentiels. Dans ce dernier cas, vous devrez faire preuve d’une stratégie très bien planifiée qui leur donnera confiance dans votre proposition et les incitera à financer votre entreprise.

Les stratégies de vente et de marketing varient selon le secteur d’activité, et votre stratégie sera adaptée à votre entreprise, mais il existe des lignes directrices générales qui s’appliquent à la plupart des entreprises. Comme votre plan de marketing conduira aux ventes, commençons par là.

De nombreux manuels de marketing font référence aux “quatre P” du marketing, ce qui est un moyen facile de se souvenir des éléments d’un plan solide.

Expliquez en détail le(s) produit(s) ou le(s) service(s) que vous proposez, en particulier en quoi ils sont différents ou meilleurs que ce qui existe déjà. Quels avantages apportent-ils à vos clients potentiels ? En quoi votre produit ou service est-il unique ? En quoi est-il préférable de faire affaire avec vous plutôt qu’avec quelqu’un d’autre ? Tous ces éléments constitueront votre message marketing.

Parlez de la manière dont vous allez présenter l’entreprise et du type d’image que vous allez donner, en particulier de la manière dont cela vous aidera à vous rapprocher de vos clients potentiels. Incluez une photo de votre logo et de tout ce qui peut porter votre image, comme des camionnettes, des camions ou des uniformes. Montrez des captures d’écran de votre site Web, des photos de votre magasin, des images de vos emballages et tout ce qui peut véhiculer la marque de votre entreprise.

Une fois que les clients ont franchi le seuil de votre magasin (ou de votre site Web), vous devez leur offrir ce que vous leur avez vendu. Le marketing, ce n’est pas seulement promettre, c’est aussi suivre et livrer ce que vous avez dit que vous feriez.

Il peut être utile de décrire exactement comment se déroule une transaction avec votre entreprise. Parlez également des politiques de retour et du service clientèle. Vous ne pensez peut-être pas immédiatement qu’il s’agit de questions de “marketing”, mais rappelez-vous la dernière fois que vous avez eu des difficultés avec une entreprise et que vous avez dit à cinq amis que vous ne feriez plus jamais affaire avec elle, ou que vous avez vu quelqu’un se plaindre d’une entreprise sur Facebook ou Twitter. Couvrez vos arrières avant de vous retrouver pris de court dans une situation que vous n’aviez pas prévue.

Il est important de parler de l’endroit où vous serez situé et de la manière dont vous ferez parvenir vos produits et services à vos clients. Si vous envisagez une activité en ligne, aurez-vous également un magasin physique ? Quel pourcentage des ventes prévoyez-vous pour chacun d’eux ?

Si votre activité implique la fabrication ou la distribution d’un produit, discutez des exigences en matière d’expédition et d’étiquetage, et de la manière dont vous les respecterez. Quels sont vos conditions et coûts de livraison ? Faites-vous appel à des distributeurs et facturerez-vous séparément les frais d’expédition ou les intégrerez-vous au prix du produit ?

La façon dont vous décidez de fixer le prix de votre produit ou service est déterminante pour les ventes et les bénéfices que vous pouvez réaliser. Une fois de plus, l’analyse de marché que vous avez effectuée vous sera très utile pour fixer un prix compétitif à votre produit tout en réalisant un bénéfice appréciable.

Vous devriez maintenant avoir une bonne idée de ce que seront vos dépenses, et vous savez donc combien vous devez gagner pour atteindre le seuil de rentabilité. Bien sûr, si vous avez des frais de démarrage (et qui n’en a pas ?), vous devrez également en tenir compte, sachant que votre marge bénéficiaire augmentera lorsqu’ils seront remboursés.

Expliquez comment vous êtes arrivé à vos prix, où ils se situent par rapport à ceux de la concurrence, et quel type de volume vous devrez faire pour être rentable.

Vous pouvez avoir la meilleure idée du monde, mais si personne ne la connaît, elle ne se vendra pas. Alors, comment allez-vous atteindre votre public cible et le transformer en clients ? Allez-vous faire de la publicité ? Quel média ? À quelle fréquence ? Et comment allez-vous répartir le budget ?

N’oubliez pas que certaines formes de publicité traditionnelle et numérique sont coûteuses, comme l’achat d’annonces à la radio ou dans la presse écrite, ou la publicité sur Google. Certaines, comme les médias sociaux ou les relations publiques, peuvent être gérées en interne par un membre du personnel (ou externalisées moyennant des frais). D’autres enfin peuvent avoir un coût très variable, comme l’impression de brochures, de dépliants, de catalogues, etc.

Quel volume d’affaires pensez-vous tirer de chaque campagne ? Allez-vous offrir des coupons, des rabais ou d’autres incitations pour inciter les gens à vous essayer ?

Décrivez comment vous saurez si votre stratégie de marketing est efficace ou non, par exemple le nombre de coupons échangés ou l’augmentation du trafic sur le Web ou dans le magasin que vous prévoyez. Vous devrez prévoir le rendement de votre investissement publicitaire pour déterminer le montant que vous devriez dépenser

Business plan gratuit : prévisionnel financier et comptable

Cette section de votre business plan est cruciale si vous présentez celui-ci à des prêteurs ou investisseurs potentiels, mais elle est également importante si vous l’utilisez en interne comme feuille de route pour démarrer et continuer à vous développer. Vous avez peut-être la meilleure idée du monde pour une entreprise – ou bien elle doit être modifiée. Vous ne le saurez pas vraiment tant que vous ne vous serez pas assis et que vous n’aurez pas établi les chiffres de votre section d’informations financières.

Dans le cas d’une entreprise en phase de démarrage, l’énoncé de vos projections de ventes pour l’avenir vous aidera à examiner de près votre modèle d’entreprise et vos coûts, la façon dont vous allouerez vos ressources et à déterminer si votre idée est vraiment viable. Pour les entreprises existantes, considérez cela comme un bilan financier : une façon d’examiner vos chiffres de vente précédents et de vous assurer de votre santé à l’avenir.

Si vous demandez un prêt ou faites une présentation à des investisseurs, cette section est le complément de votre demande de financement. C’est là que vous étayez les chiffres que vous avez rassemblés dans votre plan de vente et de marketing, et que vous démontrez pourquoi vous êtes un bon investissement. Dans cette section, vous prendrez toutes les informations sur le marketing, les ventes et les produits que vous avez accumulées, et vous montrerez comment elles se traduisent en chiffres. Affutez votre crayon et mettez votre tableur à contribution !

Compte de résultat prévisionnel

Le compte de résultat prévisionnel indique combien d’argent vous avez reçu pour votre entreprise, d’où vient cet argent, quelles ont été vos dépenses et votre revenu net, c’est-à-dire le montant que vous avez obtenu après avoir payé toutes les dépenses. Ces états sont généralement préparés tous les trimestres et permettent de voir en un coup d’œil si l’entreprise gagne de l’argent ou si elle subit des pertes.

Bilan prévisionnel

Le bilan prévisionnel indique le type et la valeur de tous les actifs et passifs de votre entreprise, ainsi que les participations (qui possède quoi dans l’entreprise, et combien). L’actif comprend la caisse, les comptes débiteurs, les stocks, l’équipement et les biens que vous possédez. Le passif comprend les comptes créditeurs et la dette à long terme. Le bilan est un instantané de la situation financière de votre entreprise au moment où il est préparé, comparant ce que vous possédez avec ce que vous devez.

Flux de trésorerie prévisionnels

Le tableau des flux de trésorerie indique toutes les entrées et sorties d’argent de l’entreprise, qu’elles résultent directement de vos activités commerciales ou des investissements extérieurs que vous avez réalisés.

La structure de votre entreprise détermine les formulaires fiscaux que vous devez remplir chaque année auprès de l’administration fiscale. Il peut donc s’agir de votre déclaration d’impôts personnelle ou d’une déclaration d’impôts distincte pour l’entreprise.

Si vous cherchez à obtenir un prêt, vous devrez très probablement indiquer la valeur de toute garantie que vous offrez pour assurer les paiements, comme les biens immobiliers, les véhicules, les stocks, les actions et obligations et les équipements

Étapes pour Rédiger un Business Plan gratuit

Rédiger un business plan peut sembler une tâche ardue, mais en le décomposant en étapes gérables, ce processus devient beaucoup plus abordable. Voici les étapes clés pour créer un business plan efficace :

Étape 1 : Comprendre l’Objectif de Votre Plan 

Avant de commencer, définissez clairement l’objectif de votre business plan. S’agit-il de séduire des investisseurs, de guider votre équipe, ou de structurer votre stratégie de croissance ? Votre objectif guidera le ton et le contenu de votre plan.

Étape 2 : Recherche et Analyse

Commencez par une recherche approfondie. Comprenez votre marché, vos concurrents, votre public cible, et vos propres forces et faiblesses. Cette étape est cruciale pour fonder votre plan sur des données réelles et non sur des suppositions.

Étape 3 : Rédaction du Résumé Exécutif 

Bien que cette section soit placée en tête de votre business plan, il est souvent plus facile de la rédiger en dernier. Le résumé exécutif doit capturer l’essence de votre entreprise : votre mission, votre produit ou service, vos marchés cibles, et vos projections financières.

Étape 4 : Description de l’Entreprise 

Présentez votre entreprise en détail. Incluez votre histoire, structure, objectifs, vision, et les produits ou services que vous offrez. Cette section doit donner aux lecteurs une compréhension claire de qui vous êtes et ce que vous faites.

Étape 5 : Analyse du Marché

Détaillez votre compréhension du marché. Qui sont vos clients cibles ? Quelle est la taille de votre marché ? Quelles sont les tendances actuelles ? Cette analyse doit prouver que vous comprenez bien l’environnement dans lequel vous opérez.

Étape 6 : Planification de l’Organisation et de la Gestion

Décrivez la structure organisationnelle de votre entreprise. Qui fait partie de l’équipe de direction ? Quelles sont leurs expériences et compétences ? Comment votre entreprise est-elle structurée ?

Étape 7 : Détails sur le Produit ou Service

Expliquez en détail vos produits ou services. Quels problèmes résolvent-ils ? Comment se distinguent-ils sur le marché ? Quelle est votre stratégie de développement de produit ?

Étape 8 : Stratégie de Marketing et de Ventes

Décrivez comment vous prévoyez d’attirer et de retenir les clients. Incluez vos stratégies de marketing, de vente, et de distribution.

Étape 9 : Planification Financière

Incluez des projections financières détaillées. Présentez vos états financiers, prévisions de revenus, et analyse de rentabilité. Cette section est essentielle, en particulier si vous cherchez des investissements.

Étape 10 : Révision et Réajustement

Une fois votre brouillon terminé, prenez du recul et revoyez l’ensemble du plan. Recherchez les incohérences, les erreurs, ou les omissions. N’hésitez pas à réajuster et à peaufiner votre plan pour qu’il représente au mieux votre vision et vos objectifs d’entreprise.

Analyse SWOT dans le Business Plan

L’intégration d’une analyse SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats — Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces) dans votre business plan est une étape clé pour évaluer et planifier la stratégie de votre entreprise. Cette analyse fournit un aperçu complet des facteurs internes et externes qui peuvent influencer le succès de l’entreprise. Voici comment effectuer et intégrer efficacement une analyse SWOT dans votre business plan :

Identification des Forces (Strengths) :

Commencez par identifier les atouts internes de votre entreprise. Cela peut inclure des compétences spécifiques, des ressources, des technologies, des avantages concurrentiels, ou une solide base de clientèle. Les forces sont les éléments qui donnent à votre entreprise un avantage sur les concurrents.

Reconnaissance des Faiblesses (Weaknesses) :

Les faiblesses sont les aspects internes qui pourraient freiner votre entreprise. Cela peut être un manque de ressources, des compétences insuffisantes, des limitations financières, ou des processus inefficaces. Identifier ces faiblesses est crucial pour les aborder et les améliorer.

Exploration des Opportunités (Opportunities) :

Cette partie se concentre sur les facteurs externes qui peuvent être exploités pour le bénéfice de l’entreprise. Les opportunités peuvent provenir de tendances de marché, de changements réglementaires, de nouveaux segments de marché, ou de technologies émergentes.

Analyse des Menaces (Threats) :

Les menaces incluent tout facteur externe qui pourrait nuire à l’entreprise, comme les changements dans l’environnement économique, l’augmentation de la concurrence, les changements dans la réglementation, ou les risques liés à la chaîne d’approvisionnement. Reconnaître ces menaces permet de développer des stratégies pour les atténuer.

Intégration dans le Business Plan :

Une fois l’analyse SWOT complétée, intégrez-la dans votre business plan. Utilisez-la pour informer et justifier vos stratégies de marché, vos plans de développement de produits, et vos approches de gestion des risques.

Utilisation pour la Planification Stratégique :

L’analyse SWOT doit être un outil vivant pour la prise de décision stratégique. Utilisez-la pour réévaluer régulièrement votre position sur le marché et ajuster votre stratégie en conséquence.

Comprendre le Public Cible du Business Plan

Un aspect fondamental dans la rédaction d’un business plan est la compréhension de son public cible. Le contenu et le ton du plan doivent être adaptés en fonction de ceux qui vont le lire et l’utiliser. Voici quelques points clés à prendre en compte pour identifier et répondre aux besoins de votre public cible :

Identifier les Lecteurs Potentiels :

Le public cible de votre business plan peut varier : investisseurs, banquiers, partenaires commerciaux, employés, ou même vous-même en tant que chef d’entreprise. Chaque groupe d’intérêt a des attentes et des besoins spécifiques.

Comprendre les Besoins des Investisseurs :

Si le plan est destiné à des investisseurs, il doit clairement démontrer le potentiel de rentabilité de l’entreprise. Les investisseurs cherchent à comprendre comment ils récupéreront leur investissement et réaliseront un profit. Mettez l’accent sur les projections financières, le marché cible, et la stratégie de croissance.

S’adresser aux Institutions Financières :

Les banques et autres institutions financières sont intéressées par la viabilité et la stabilité financière de l’entreprise. Elles se concentreront sur les flux de trésorerie, la solvabilité, et les garanties. Il est important de présenter des prévisions financières réalistes et un plan de remboursement clair.

Engager les Partenaires et les Employés :

Pour les partenaires commerciaux ou les employés, le business plan doit mettre en avant la vision, la mission, et la culture de l’entreprise. Cela aide à construire un sentiment d’appartenance et d’engagement envers les objectifs de l’entreprise.

Auto-Évaluation et Planification Interne :

Lorsque le business plan est utilisé comme un outil de planification interne, il doit être un guide réaliste pour le développement de l’entreprise. Cela implique une analyse honnête des forces, des faiblesses, des opportunités, et des menaces (analyse SWOT).

Adaptation du Ton et du Contenu :

Selon le public, le ton du business plan peut varier de formel à informel, et le contenu peut aller des détails techniques approfondis à une vue d’ensemble stratégique. Il est crucial de trouver l’équilibre approprié pour communiquer efficacement votre message.

Le Rôle du Business Plan dans le Financement et l'Acquisition de Fonds

Le business plan joue un rôle crucial dans le processus de financement et d’acquisition de fonds pour une entreprise. Que vous cherchiez à démarrer une entreprise ou à financer une expansion, un business plan bien conçu est souvent la clé pour ouvrir les portes du financement. Voici comment un business plan efficace facilite l’acquisition de fonds :

Présentation de l’Opportunité d’Investissement :

Le business plan offre une présentation structurée de votre entreprise aux investisseurs potentiels. Il détaille le potentiel de croissance, le marché cible, et la stratégie compétitive, permettant aux investisseurs de comprendre pourquoi et comment ils peuvent s’attendre à un retour sur leur investissement.

Démonstration de la Viabilité Économique :

Un aspect crucial du business plan est la section financière. Elle doit inclure des prévisions de revenus, des états financiers pro forma, et des analyses de rentabilité. Ces informations aident les investisseurs et les prêteurs à évaluer la viabilité économique et la stabilité financière de votre entreprise.

Établissement de la Crédibilité et de la Confiance :

Un business plan bien rédigé établit votre crédibilité en tant qu’entrepreneur. Il montre que vous avez effectué les recherches nécessaires, que vous comprenez votre entreprise et le marché, et que vous avez une vision claire pour l’avenir. Cette crédibilité est essentielle pour gagner la confiance des investisseurs.

Communication de la Stratégie et des Objectifs :

Les investisseurs veulent savoir comment vous prévoyez d’utiliser leurs fonds. Le business plan doit clairement exposer votre stratégie de croissance, vos objectifs à court et à long terme, et la façon dont le financement demandé vous aidera à les atteindre.

Négociation avec les Investisseurs :

Le business plan sert également de point de départ pour les négociations avec les investisseurs. Il fournit une base pour discuter de la valorisation de l’entreprise, des termes de l’investissement, et des attentes en matière de participation et de contrôle.

Répondre aux Critères des Prêteurs :

Pour les prêts bancaires, le business plan doit répondre aux critères spécifiques des prêteurs. Cela inclut la démonstration d’une capacité de remboursement, la présentation de garanties éventuelles, et la preuve de la gestion compétente de l’entreprise.

Business plan gratuit : Conseils pour Rendre Votre Business Plan Efficace

Un business plan bien rédigé est un outil indispensable pour attirer des investisseurs, obtenir des financements et guider le développement de votre entreprise. Voici des conseils clés pour rendre votre business plan non seulement convaincant mais aussi efficace :

Soyez Clair et Concis :

Un business plan doit être direct et aller à l’essentiel. Évitez les jargons complexes et les détails superflus qui pourraient dérouter vos lecteurs. Gardez vos phrases courtes et vos paragraphes bien structurés.

Mettez en Avant Votre Proposition de Valeur :

Qu’est-ce qui rend votre entreprise unique ? Mettez en avant votre proposition de valeur dès le début pour capter l’intérêt de votre lecteur. Expliquez pourquoi votre produit ou service se démarque de la concurrence.

Faites des Recherches Approfondies :

Votre business plan doit refléter une compréhension profonde du marché et de l’industrie. Incluez des analyses de marché, des études de la concurrence et des prévisions financières basées sur des données réalistes.

Définissez Vos Objectifs et Stratégies :

Soyez clair sur vos objectifs à court et à long terme et décrivez les stratégies que vous comptez utiliser pour les atteindre. Cela démontre que vous avez une vision et un plan d’action solides.

Présentez un Plan Financier Détaillé :

Vos projections financières sont cruciales. Présentez des états financiers prévisionnels clairs, y compris les prévisions de revenus, les budgets de dépenses et l’analyse de rentabilité. Assurez-vous que vos chiffres sont réalistes et bien justifiés.

Soyez Honnête sur les Risques :

Toute entreprise comporte des risques. Identifiez-les et expliquez comment vous prévoyez de les gérer. Cela montre aux investisseurs que vous êtes réaliste et bien préparé.

Mettez en Avant Votre Équipe :

Un business plan n’est pas seulement une projection de chiffres et de concepts ; c’est aussi une présentation des personnes derrière l’entreprise. Mettez en valeur les compétences et l’expérience de votre équipe de direction.

Incorporez des Témoignages et Études de Cas :

Si possible, incluez des témoignages de clients ou des études de cas pour renforcer la crédibilité de votre entreprise et de votre produit.

Révisez et Peaufinez :

Un business plan est un document évolutif. Revisez-le régulièrement pour vous assurer qu’il reste actuel et pertinent. Une relecture attentive pour éliminer les fautes de grammaire et de syntaxe est également cruciale pour maintenir le professionnalisme.

Utilisez des Supports Visuels :

Des graphiques, des tableaux et des infographies peuvent rendre votre business plan plus accessible et plus attrayant. Utilisez-les pour illustrer des points clés ou pour résumer des informations complexes.

En suivant ces conseils, vous augmenterez considérablement les chances de créer un business plan efficace qui non seulement attire l’attention des investisseurs et des prêteurs, mais qui sert également de feuille de route précieuse pour la croissance de votre entreprise.

Le Business Model Canvas comme Alternative ou Complément

Le Business Model Canvas est un outil stratégique qui offre une approche alternative ou complémentaire au business plan traditionnel. Développé par Alexander Osterwalder, il s’agit d’un modèle visuel qui permet de structurer les idées de manière plus dynamique et interactive. Voici comment vous pouvez utiliser le Business Model Canvas dans le contexte de votre business plan :

Vue d’Ensemble du Modèle d’Affaires :

Le Business Model Canvas se compose de neuf blocs de base qui représentent les éléments clés d’une entreprise : segments de clients, propositions de valeur, canaux, relations avec les clients, flux de revenus, ressources clés, activités clés, partenariats clés, et structure des coûts. Cette vue d’ensemble aide à comprendre rapidement comment les différentes parties de l’entreprise s’articulent.

Complémentarité avec le Business Plan :

Alors que le business plan détaille la stratégie et les prévisions de manière linéaire et documentée, le Business Model Canvas offre un aperçu graphique et synthétique du fonctionnement de l’entreprise. Utilisé en complément, il peut aider à visualiser les stratégies et les concepts abordés dans le business plan.

Flexibilité et Adaptabilité :

Le format visuel et modulaire du Business Model Canvas le rend particulièrement adapté à l’itération et à l’adaptation rapide. Cela est particulièrement utile dans des environnements d’affaires changeants où la flexibilité est clé.

Facilite la Communication et la Collaboration :

Le Business Model Canvas peut servir d’outil de communication et de collaboration au sein de l’équipe de direction, permettant à tous les membres de contribuer et de visualiser comment leurs rôles et responsabilités s’intègrent dans le modèle global de l’entreprise.

Outil pour la Validation des Idées :

Utilisé dans les phases initiales de planification ou de restructuration d’une entreprise, le Business Model Canvas est un excellent outil pour tester et valider des idées de modèle d’affaires avant de les développer plus en détail dans un business plan.

S’adresser à un Public Plus Large :

Le Business Model Canvas peut être particulièrement efficace lorsqu’il s’agit de présenter votre modèle d’affaires à des parties prenantes qui ne sont pas habituées à lire des business plans traditionnels, comme de nouveaux employés, des partenaires non commerciaux, ou même des clients.

Business plan gratuit : modèle à télécharger

Vous trouverez ci-dessous un lien pour télécharger gratuitement notre modèle de business plan

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En cliquant sur le lien ce dessous, vous trouverez une liste de business plan que nous avons rédigé gratuitement, ces modèles pourront vous inspirer dans la rédaction du votre business plan et prévisionnel

La rédaction d’un business plan est un exercice essentiel qui sert de fondation au lancement et au développement de toute entreprise. Un plan bien conçu ne se contente pas de tracer la voie à suivre ; il communique également votre vision, vos objectifs et votre stratégie à vos partenaires, employés et, surtout, à vos investisseurs potentiels. Les modèles de business plan gratuits que nous proposons pour l’année 2024 sont conçus pour vous guider à travers ce processus complexe, en vous aidant à structurer vos idées et à présenter votre entreprise sous son meilleur jour.

Nous vous encourageons à tirer pleinement parti de ces ressources en téléchargeant nos modèles Excel et PDF. Ils sont conçus pour être intuitifs et faciles à utiliser, tout en étant suffisamment flexibles pour s’adapter à la plupart des secteurs et des modèles d’affaires. N’oubliez pas que le succès de votre business plan dépend non seulement des informations que vous y incluez mais aussi de la clarté et de la pertinence avec lesquelles vous les présentez.

En fin de compte, un business plan est bien plus qu’un simple document : c’est une feuille de route qui guide votre entreprise vers le succès. En suivant les conseils fournis dans cet article, en évitant les pièges courants et en mettant l’accent sur ce qui rend votre entreprise unique, vous serez bien positionné pour développer un plan convaincant qui non seulement répond aux attentes des investisseurs mais vous aide également à clarifier votre vision et à tracer la voie du succès.

Alors, prenez le temps de réfléchir, de planifier et de rêver grand – l’avenir de votre entreprise en dépend. Bonne rédaction et bon succès !

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Gestion de projet événementiel : étapes et astuces + Modèles

Le projet événementiel est une initiative qui permet aux entreprises et aux particuliers de mettre en valeur des produits et services ou de réunir un public donné pour atteindre un objectif précis.

La particularité de ce type de projet est qu'il doit respecter à tout prix une date d’échéance. Il ne peut avoir du retard, car il fonctionne sur le mode du rétroplanning. 

Lors des réunions de démarrage d’un projet événementiel, vous devez vous poser les bonnes questions.  Découvrez ici tous les détails sur l’organisation et la gestion de projet événementiel.

Qu’est-ce que la gestion de projet événementiel ?

La gestion de projet événementiel est l’ensemble des activités qui visent à organiser le déroulement d’un événement en respectant les contraintes de ce dernier, en termes de délai, de coûts, et de qualité.

Maitrisez ici  les notions de contraintes : délai, coûts, et qualité .

Les étapes de gestion de projet événementiel

Dans ce qui suit, je vous propose 11 étapes pour gérer un projet événementiel :

• L’objectif de l’événement et la cible
• Le lieu de l’événement
• La date de l’événement
• La tarification d’entrée
• Le suivi du projet
• Les prestataires
• La communication
• L’organisation
• Le programme
• Le bilan de l’événement

1) L'objectif de l'évènement et la cible

Un projet événementiel bien conçu doit être orienté vers une cible convenable. Il s’agit du public qui est concerné par votre événement.

En réalité, ce type de projet n’est pas adressé à tout le monde à la fois. Vous devez alors cibler de façon exacte les personnes qui pourraient être intéressées.

Une bonne détermination de la cible participe à l’atteinte de l’objectif de gestion de projet événementiel.

Le choix de la cible de votre projet est donc étroitement lié à votre objectif. 

Si vous souhaitez par exemple mettre en avant un produit ou un service de votre entreprise, vous devez déterminer votre persona.

Tenez compte des critères tels que :

• la situation géographique (pour choisir le lieu de l’événement),
• le pouvoir d’achat,
• les centres d’intérêts,
• les préférences alimentaires et musicaux,
• les personnalités et / ou influenceurs qu’ils suivent (pour les inviter à participer).

Cela vous permettra de connaître avec précision les besoins et les attentes de vos participants.

C’est indispensable pour mettre en place un planning adapté avec des activités et des programmes pertinents.

2) Lieu de l’événement

Trouver un lieu adapté aux objectifs de l’événement est aussi un facteur très important.

Plusieurs options peuvent être prises en compte. Il peut s’agir d’une salle de réunion, une salle de concert, un gymnase, un stade, etc.

Certains projets événementiels sont bien réussis lorsqu’ils sont réalisés dans un cabaret, une salle de théâtre, un musée, un grand jardin ou un grand parc. 

Ne commettez pas l'erreur de choisir le lieu de l’événement au hasard. Votre choix doit obéir à plusieurs critères. Lesquels ?

• Le cadre adapté pour l'événement 
• Le public cible 
• Le ou les objectifs à atteindre

S’il s’agit d’un événement destiné aux professionnels, par exemple, vous pouvez opter pour une salle de réunion ou de conférence.

Tout cela est pris en compte dans la gestion de votre projet événementiel.

3) Date de l’événement

Le 3ᵉ étape de gestion de projet événementiel consiste à déterminer la date de l'événement. 

Elle est définitive parce qu’elle implique de nombreux protagonistes et une réservation de lieu. Il ne faut donc pas décider d’une date sans avoir établi une programmation des activités.

Dès qu’on a la date de l’événement, un rétroplanning peut alors être lancé. La journée événementielle en elle-même, nécessite aussi un planning avec le déroulé de la journée et un ordonnancement des intervenants.

Vous devez notamment établir l’ordre chronologique des activités de la journée du début à la fin.

Télécharger ce modèle de   planning événementiel sur Gantt

Concernant la date, elle est choisie en fonction de la disponibilité du public cible et des objectifs fixés.

Astuce  : Généralement, les spécialistes conseillent de le définir entre 6 et 3 mois avant l’événement. 

Vous disposerez de passer du temps nécessaire pour penser à tous les détails (le nombre de convives, le budget et tout ce qu’il faut).

4) Le budget du projet

Il est important, dès le départ, d' estimer le coût de votre projet événementiel.

En effet, l’acquisition des ressources humaines, matérielles et d’assurances demande un investissement financier.

Le budget convenu doit alors couvrir toutes ces charges. Notez qu’il ne s’agit pas simplement des finances. Vous devez établir un plan pour vos dépenses et pour toutes les charges à régler. La portée du projet ou de l’événement impacte directement les coûts.

Pour un événement de grande envergure, il faudra dépenser une forte somme. Cela n’est pas pareil pour un petit événement destiné à un nombre restreint de publics.

Prenez donc le soin de dresser la liste des ressources afin d’avoir une idée plus claire sur le budget à prévoir.

Généralement, les ressources matérielles engloutissent une bonne partie du budget lorsque vous ne disposez pas des équipements nécessaires.

La location d’une salle pour l’événement et l’achat d’un équipement de sonorisation constituent des exemples de charges à inclure dans le budget.

5) La tarification d’entrée

Pour les tarifs à l’entrée, il faut penser à une catégorisation afin de faciliter l’accès au public cible. 

Par exemple, vous pouvez accorder :

• Une entrée gratuite pour les enfants
• Et un tarif réduit pour les étudiants et les demandeurs d’emploi

En effet, la fixation du prix dépend de la nature sociale et économique du public cible ; un événement destiné aux élèves ou aux étudiants ne peut pas être fixé à un tarif élevé.

6) Suivi du projet

Pour atteindre ses objectifs, la gestion de projet événementiel exige un excellent suivi.

Cependant, certaines entreprises ne parviennent pas à bien appliquer cette étape. Deux stratégies sont favorables pour y parvenir : 

• Il faut l’établissement d’un comité de pilotage du projet  
• Ou la mise en place d’une grille d’évaluation

6.1) Le comité de pilotage (COPIL)

Le comité de pilotage doit être dirigé par un/une  chef(e) de projet en étroite collaboration avec toute l’équipe de pilotage. 

Elle doit se réunir régulièrement et fixer des objectifs clairs et précis à chaque réunion.

Ainsi, les tâches à réaliser doivent être définies, et un responsable devra être désigné pour le suivi de chaque opération.

À la fin d’une étape, un compte rendu  doit être rédigé.  Il s’agit d’un document professionnel qui présente toutes les activités réalisées ainsi que les résultats obtenus.

C’est une solution permettant aux autres membres du Comité de Pilotage de suivre le projet et de s’assurer de l’effectivité de son déroulement.

Modèle  d'un support de comité de pilotage

Avec une étude de cas.

6.2) La grille d’évaluation 

L’usage d’une grille d’évaluation peut aussi vous aider à bien suivre le projet et savoir comment gérer l’organisation d’un événement.

En effet, vous pouvez l’exploiter pendant la mise en œuvre du projet et à la fin pour une évaluation globale.

La grille d’évaluation comporte essentiellement trois rubriques :

• Les activités menées 
• Les résultats obtenus 
• Les points à améliorer

Au fur et à mesure du déroulement de l’événement, la grille vous donne un aperçu de son efficacité.

Vous pouvez alors vérifier à chaque fois si les objectifs fixés sont en cours d’atteinte par rapport aux résultats obtenus.

7) Les prestataires

Bien établir la liste des prestataires de votre projet est nécessaire pour l’atteinte des objectifs et aussi pour la budgétisation.

J’ai eu l’opportunité de suivre pendant quelques mois un projet événementiel. Les domaines de prestations établis furent : vidéo, sonorisation, sécurité, alimentation sur place (sandwichs, salades, boissons), librairie, imprimeurs, structure d’animation pour les enfants, etc.

D’autres prestataires ont été recrutés pour assurer l’accueil des participants, la billetterie, le placement des participants dans les gradins, etc.

Il faut dire qu'on distingue deux types de prestataires dans un projet événementiel. Ce sont les prestataires rémunérés et les prestataires bénévoles.

7.1) Les prestataires rémunérés 

Ce sont les intervenants qui rendent un service à but lucratif pour le bon déroulement du projet.

Si vous recrutez un spécialiste pour l’installation des équipements de sonorisation, vous devez payer cette prestation.

Le coût de ces prestataires doit alors être déterminé dans le budget de l’organisation du projet.

Il s’agit donc d’un partenariat établi spécialement dans le cadre de l’événement.

7.2) Les prestataires bénévoles 

Ceux-ci se rendent disponibles pour participer au bon déroulement des activités sans obtenir un paiement. Ils fournissent ainsi des services non lucratifs pour l’entreprise ou l’association.

Dans l’exemple précédent, les personnes qui s’occupent de l’accueil et de la billetterie ne recevront pas de paiement.

Elles font du bénévolat pour le compte de la société organisatrice de l’événement. Souvent, ce service est rendu par le personnel de l’entreprise.

8) La communication

La communication, une des plus importantes étapes de gestion de projet évènementiel. 

Les modes et les vecteurs de communication diffèrent selon les cibles choisies.

Il existe de nos jours plusieurs canaux par lesquels vous pouvez communiquer votre événement à un grand public.

Les professionnels optent pour les e-mailings et la publicité sur YouTube. Dans ces deux cas, il est possible de recruter des prestataires spécialisés dans le marketing digital.

Cependant, vous pouvez aussi utiliser les réseaux sociaux pour mieux communiquer et mettre en lumière l'événement.

En dehors de ces canaux, vous pouvez aussi exploiter les tracts, les radios, les magazines ou la télévision. Par ailleurs, il y a aussi des blogueurs spécialisés et les influenceurs qui peuvent bien vous aider à faire la publicité de l’événement sur leurs sites web. Il suffit de les contacter et de leur proposer une collaboration.

Toutefois, il peut être vraiment utile de mettre en place votre propre site internet  ou une page Web dédiée à la présentation et la communication sur l'événement.

N'oubliez pas les moyens de communication traditionnels tels que les affiches, les tracts, les marque-pages, cartes de visite, …. Ce sont des dispositifs qui aident également à toucher un public large.

Découvrez ici  comment élaborer un plan de communication de projet .

9) L'organisation

Bon nombre de particuliers cherchent à savoir comment gérer l’organisation d’un événement.

En effet, il est primordial d’établir une  matrice d'affectation des responsables du projet pour le jour de l’événement. 

Chargés de s'assurer de la bonne marche de l'événement, ils s'attelèrent à la bonne exécution de chaque activité.

Par exemple, le responsable financier se charge de la gestion financière du projet. Il joue un rôle important dans la budgétisation de votre projet.

Pour le bon fonctionnement des matériels, vous aurez certainement besoin d’un responsable logistique.

Le responsable communication et du site internet se penchera sur toutes les activités liées à la publicité.

Une cohérence dans l'exécution des tâches est donc indispensable pour réussir l'organisation de l'événement.

Pour une bonne gestion de projet événementiel, il faut la collaboration de plusieurs responsables. Ils travaillent tous en synergie d’action pour atteindre les objectifs fixés.

10) Programme de l’événement

Selon la nature de votre événement, séminaire ou concert, établissez un programme listant les intervenants.

Chacun d’eux doit savoir exactement à quel moment il intervient pendant l’événement. Ordonnez le passage de ces intervenants en fonction de leurs contraintes.

Pour intéresser le public, il faut faire venir au moins un(e) intervenant(e) connu(e).

Concernant l’événementiel dont je vous ai parlé plus haut, l’intervenante phare était la championne de tennis Mary Pierce. Son invitation a suscité l’attention et l’intérêt de plusieurs participants.

Ci-après un exemple d'un programme d'évènement :

11) Bilan de l’événement

À la clôture d’un projet événementiel, il ne faut pas se concentrer uniquement sur les points positifs.

Les résultats de ce type de projet sont à analyser pour déterminer les failles et les réussites.

Faites un retour sur expérience en vous interrogeant sur les forces et les faiblesses de l’événement, ce qui a été réussi et ce qui aurait pu être amélioré. Ce travail doit être fait avec tous les responsables délégués pour la gestion du projet événementiel.

Lorsqu'il est bien exécuté, vous aurez une vue d’ensemble plus précise sur les résultats.

Souvent, il est possible de noter un écart entre les résultats attendus et les résultats obtenus.

Si cet écart est très large, vous pouvez donc conclure que les objectifs ne sont pas atteints.

Cependant, un projet événementiel qui suit les étapes présentées doit apporter une réelle satisfaction aux organisateurs.

Découvrez ici  comment faire un bilan de projet .

A vant de vous lancer dans la gestion de projet événementiel, mon conseil serait d'assister à différents événements pour :

• Vous poser les bonnes questions
• Vous rendre compte des contraintes organisationnelles
• Vous interroger sur les forces et les faiblesses de l’événement : qu’est ce qui a été réussi, qu’est ce qui aurait pu être amélioré

Vous pouvez aussi faire cet exercice en groupe si vous avez été plusieurs à participer à l’événement.

Suivez bien les 11 étapes que je vous ai décrites et lancez votre projet en toute confiance !

François Tchiakpe

A propos de l'auteur

Toujours plus haut, toujours plus loin ! Voilà une approche qui me définit bien. Guidé par ma passion de l'apprentissage, du développement et mon désir d'aider les autres, je me fais un plaisir d'apprendre et de vous informer.

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Dans la rubrique "Montage Financier" de votre Business Plan, vous retrouverez les principaux tableaux et indicateurs financiers nécessaires à une demande de financement : - Hypothèses de chiffre d'affaires - Compte de résultat prévisionnel - Bilan prévisionnel - Budget de trésorerie prévisionnel - Indicateurs de performance - Besoin en fonds de roulement - Plan de financement - Investissements au démarrage A l'aide de la rubrique "Montage Financier" de ce Business Plan, vous pouvez présenter une analyse financière sérieuse à votre banquier ou à vos investisseurs.

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Notre Pack complet contient aussi une Étude de Marché sectorielle. Notre Étude de Marché a pour principal objectif de vous aider à réduire les risques d'échec. Notre Étude de Marché vous permet aussi de mieux cerner les forces en présence sur votre marché, et à plus long terme de prendre les mesures adéquates pour vous implanter durablement sur votre marché. Notre Étude de Marché contient donc les éléments suivants : - Des données statistiques utiles pour votre secteur - Les tendances de votre industrie - Une étude de la concurrence - Une liste de 10 avantages concurrentiels pour votre activité - La méthode pour choisir un échantillon représentatif - Un exemple de questionnaire et d'étude qualitatifs - Un exemple de questionnaire et d'étude quantitatifs - Une analyse comportementale des clients et des utilisateurs - Les critères qui déclenchent ou freinent l'acte d'achat - Une segmentation de la demande sur votre marché - Une étude fournisseurs - Une matrice SWOT - Une analyse PESTEL de l'environnement économique, technologique, écologique, social et légal de votre projet - La méthode pour calculer la taille et la valeur de votre marché - La stratégie marketing pour faire grossir votre revenu - Des hypothèses de chiffre d'affaires - Des conseils d'experts pour réussir dans votre domaine Ainsi, notre Étude de Marché vous permettra d'esquisser les grandes lignes de la demande sur votre marché : répartition des acteurs par secteur, clientèle, panier moyen, fréquence d'achat globale et par type de produits, canaux de conversion, type de paiement utilisé, taux de refus...etc. Par ailleurs, notre Étude de Marché contient également des avis et conseils d'experts, une aide précieuse recueillie auprès de personnes expérimentées dans le secteur : - Comment vous lancer ? - Quels sont les textes de loi à connaître absolument ? - Quels sont les coûts moyens au démarrage ? - Quels sont les obstacles les plus fréquents que l'on rencontre dans votre secteur ? - Où risque-t-on de perdre du temps ? - Quelles sont les principales raisons d'échec dans votre secteur ? - Quelles sont les activités qui peuvent sembler utiles au premier abord, mais qui prennent en fait un temps fou, pour des résultats limités ?

Sortez du lot avec un Executive Summary qui présente votre projet sous son meilleur jour

L'Executive Summary est le résumé de votre Business Plan. Bien qu'il s'agisse du premier document qui sera lu par votre banquier ou vos investisseurs, c'est un document qui se rédige en dernier. L’objectif de l’Executive Summary est de susciter l’intérêt du lecteur en un minimum temps. L’Executive Summary est donc un véritable outil de marketing et de vente. Dans votre Pack Complet, vous retrouverez donc un Executive Summary adapté à votre secteur que nous avons pré-rédigé : très court et synthétique, il est à la fois percutant, pédagogique et didactique. À vous de le personnaliser avec vos informations personnelles.

Notre guide « Réussir : Comment se différencier et développer une entreprise prospère »

En bonus avec votre Pack Complet, vous aurez immédiatement accès au guide " Réussir : Comment se différencier et développer une entreprise prospère ", un guide qui vous permettra d’intégrer plusieurs stratégies pour exploser votre chiffre d'affaires, et mettre votre business sur orbite ! Si vous voulez connaître une croissance rapide cette année, ce guide va vous permettre de découvrir les outils indispensables pour réaliser vos rêves d'entrepreneur et atteindre vos objectifs. Dans ce guide vous retrouverez notamment : - Comment adopter un positionnement clair et différenciant - Comment développer des avantages concurrentiels pérennes - Comment fixer et suivre vos objectifs - Comment établir vos règles et processus de management - Comment déléguer efficacement les tâches routinières - Comment rester au courant des tendances et évolutions de votre marché - Comment penser de manière créative - Comment mettre l'accent sur l’expérience client Ce guide est normalement commercialisé pour une valeur de 79.90€ mais celui-ci est inclus gratuitement dans notre Pack Complet !

RETROUVEZ TOUTES LES ÉTAPES de la création de votre Agence Événementielle TRANSFORMEZ UN VAGUE DÉSIR ENTREPRENEURIAL EN UN PROJET VIABLE SUR LE LONG TERME

• Une Étude de Marché de votre secteur

Ce modèle de Business Plan est un support qui va permettre à l'ensemble de vos partenaires (banques, investisseurs, associés…) d'apprécier la faisabilité financière, économique et commerciale de votre projet, mais également les convaincre de vous faire confiance. Il s'agit d'un fichier PowerPoint qui contient toutes les données et analyses spécifiques à votre activité. Le Business Plan est par ailleurs un support indispensable pour solliciter des financements : prêts bancaires, investissements, garanties…etc. C’est un véritable outil d’évaluation du projet dans son ensemble. Également, le Business Plan permet d'apprécier la viabilité et la cohérence de votre projet. Enfin, ce Business Plan sera un excellent outil de pilotage pour toute la durée de vie de votre entreprise.

Oui, le Business Plan est 100% modifiable. Il est d'ailleurs compatible avec toutes les versions de Windows, Mac, et même Linux. Il peut être modifié à l'aide de Microsoft Powerpoint (PC), de Keynote (Apple) ou même à l'aide de divers logiciels gratuits, incluant Google Slides (de la suite Google Office), ou bien encore Impress (de la suite Open Office). Vous pouvez aussi choisir de l'exporter au format PDF si vous le souhaitez.

Pas d'inquiétudes ! Le modèle de Business Plan est très simple à prendre en main à l'aide de simples copier/déplacer, afin que tout le monde puisse l'utiliser et l'adapter à ses besoins. Sachez quoi qu'il en soit que lorsque vous achetez ce Business Plan, cela vous donne accès à notre support client prioritaire pendant 3 mois. Donc si vous avez la moindre difficulté, vous aurez la possibilité de solliciter l'équipe support qui se fera un plaisir de vous accompagner et de répondre à toutes vos questions.

Oui, lorsque vous achetez ce Business Plan, un accompagnement de la part de notre équipe support est inclus pendant 3 mois. Donc vous avez 3 mois pour prendre en main votre Business Plan et tous les outils associés, pour tout tester ; et si vous le souhaitez, à tout moment, vous pouvez solliciter le support clients pour relire ou corriger gratuitement votre Business Plan.

Le modèle de Business Plan est disponible immédiatement après l'achat. Vous recevrez un lien pour le télécharger, ainsi qu'une copie par email, à l'adresse courriel que vous nous aurez communiquée. Le paiement sur notre site se fait de manière sécurisée et cryptée par l'intermédiaire de STRIPE. Vos coordonnées bancaires ne nous sont donc jamais transmises. Nous sommes simplement avertis par STRIPE dès que le paiement a été effectué, et la livraison de votre Business Plan est alors immédiate. Aussi, nous vous envoyons une copie de secours de votre Business Plan par email. Pour ce faire nous utilisons les services d'un spécialiste français de la distribution d'emails (SENDINBLUE).

Oui, comme des milliers d'entrepreneurs que nous avons déjà accompagnés avant vous, vous pouvez présenter ce Business Plan à un partenaire financier afin d'obtenir un financement.

• Etude de marché 113.99€ 79.90€
• Prévisionnel Financier 79.99€ 49.90€

• Formation de 0 à 100 K€ 499.90€ 249.90€

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Créer une agence événementielle : conseils et démarches

Mis à jour 06/02/2022

Comment créer une agence événementielle ? Comment se lancer dans l’événementiel ? Quel statut pour une société d’événementiel ? Peut-on exercer en régime auto-entrepreneur ? Où trouver un business plan agence événementielle ?

Vous souhaitez vous lancer dans l’événementiel, en auto-entrepreneur ou société ? WikiCréa, premier site dédié à la création d’entreprise, vous dit tout.

Agence événementielle, définition : Une agence événementielle est un prestataire de services qui conseille, conçoit et organise divers événements. Les clients peuvent être des professionnels, des organismes publics ou encore des particuliers.

Vu du côté du client, faire appel à une agence événementielle permet de gagner en efficacité, en sérénité et en prix.

Les événements les plus souvent organisés sont : salons, foires, inaugurations, journées portes ouvertes, concerts, animations en magasin, séminaires d’entreprise, olympiades, journées incentive, soirées d’entreprise, manifestations et événements sportifs, meetings politiques, marchés de Noël, fêtes de village, manifestation culturelles, anniversaires, baptêmes, barmitsva, fêtes de famille, ou encore les mariages.

Il s’agit d’une activité de nature commerciale, il faudra donc s’inscrire auprès de la Chambre de Commerce et d’Industrie. A noter qu’il n’y a aucune condition de diplôme ou d’expérience pour pouvoir exercer.

Le statut juridique d’une agence événementielle.

Peut-on créer une auto entreprise événementiel, ou faut-il préférer la forme société ? Le choix du régime auto-entrepreneur peut paraître un peu léger, mais pas impossible.

Les statuts juridiques suivants sont possibles pour créer une agence événementielle :

• Le statut de la micro-entreprise (ex régime auto-entrepreneur) : c’est le statut le plus simple mais pas forcément le plus crédible pour ce type d’activité. L’auto-entreprise peut toutefois être choisie pour un démarrage en douceur. Il est possible de déclarer son début d’activité en ligne sur le site lautoentrepreneur.fr (choisir l’activité « organisation d’événements en tous genres » ou « organisation et production d’événements ludiques »),
• Le statut de l’ entreprise individuelle au réel : plus coûteux que la micro-entreprise, et plombé par le système des échéanciers de paiement des cotisations sociales, ce statut nécessite en plus de faire appel à un expert-comptable ce qui n’est pas le cas dans le régime auto-entrepreneur,
• EURL en cas d’associé unique,
• SARL  en cas de plusieurs associés,
• SAS ou SASU  si vous préférez bénéficier du statut d’assimilé-salarié et éviter la Sécurité sociale pour les indépendants (ex RSI) : c’est le choix le plus fréquent.

Auto entrepreneur événementiel : salaire et conditions de réussite.

Les revenus d’un auto-entrepreneur événementiel peuvent être très variables.

De manière générale, la réussite d’une agence événementielle reposera sur les différents éléments suivants :

• la capacité à définir un positionnement clair : il s’agira de se positionner sur une niche ou un savoir-faire particulier. Viser tous les types de clientèles ou d’événements n’aurait pas de sens et introduirait le doute dans l’esprit des clients potentiels. Ces derniers préfèrent faire appel à des professionnels sur leur métier.
• fleuristes,
• décorateurs,
• photographes,
• esthéticiennes-maquilleuses,
• animateurs,
• wedding-planner,
• propriétaires de salles d’événements,
• propriétaires d’hébergements,
• artificiers, etc
• sachez déléguer à ces différents professionnels.
• votre comportement : par votre capacité à communiquer, votre entregent et votre relationnel, vous devez mettre en confiance vos interlocuteurs. Votre objectif sera aussi de multiplier les nouvelles relations et d’encourager le bouche-à-oreille.
• votre imagination et votre créativité : beaucoup de clients sont à la recherche de conseils et d’originalité. Ils vous apprécieront d’autant plus que vous saurez leur proposer des idées originales mais pas forcément plus coûteuses.
• vos qualités de gestionnaire : organiser un événement nécessite d’importantes capacités de gestion et de coordination. Vous devrez aussi suivre les budgets, prévenir tout dérapage et anticiper les difficultés. Sachez négocier, optimiser les achats, réduire le coût par participant et préserver vos marges. Sachez gérer les risques et ayez un côté débrouillard !
• votre résistance au stress : l’événementiel est un métier très prenant et stressant. Certains clients peuvent reporter leur stress et leurs inquiétudes sur vous, ce qui n’est pas toujours agréable. Posez-vous la question de votre résistance au stress.

Créer une agence événementielle nécessite donc beaucoup de qualités et de savoir-faire. Il s’agira de capitaliser sur les références obtenues et les témoignages clients, par exemple en les mettant en avant à travers votre site internet.

Un business plan agence événementielle.

WikiCréa met à votre disposition un exemple business plan agence événementielle gratuit et facile à utiliser, sur Excel : cliquez ici pour y accéder.

Les étapes pour créer une agence événementielle.

Voici les principales étapes pour créer une agence événementielle :

• Faites le point sur vos envies, vos compétences et votre réseau,
• Validez votre projet par une étude de marché ,
• Définissez votre cible et votre positionnement,
• Bâtissez votre offre et votre argumentaire,
• Choisissez votre nom commercial et déposez-le,
• Réalisez une étude économique : bâtissez un business plan (cliquez pour accéder à notre modèle),
• Identifiez un local (si besoin),
• Obtenez vos financements (si besoin),
• Créez votre site internet,
• Choisissez votre statut juridique et enregistrez-vous (CCI),
• Prenez une assurance ,
• Organisez un événement de lancement,
• Trouvez vos clients (cliquez pour lire notre article dédié).

Quelques informations sur le marché de l’événementiel en France.

Créer une agence événementielle implique de bien connaître son marché.

Voici les caractéristiques et les dernières tendances de l’événementiel en France (2018) :

• le marché de l’événementiel a lourdement subi la crise de 2008 mais se remet doucement depuis 2014 avec une croissance d’environ 1% par an,
• le marché de l’événementiel est cyclique et imprévisible, fortement tributaire de l’environnement externe,
• le marché a été récemment impacté par les attentats terroristes,
• le marché reste très large : à titre d’exemple, l’événementiel d’entreprise représente 8 milliards d’€ de chiffre d’affaires par an,
• le marché est ultra-concurrentiel du fait de faibles barrières à l’entrée.

Plus que jamais, il faudra se distinguer par le démarchage, la qualité des services, la créativité, la maîtrise des coûts, et une excellente visibilité sur internet.

Des outils Excel pour gérer votre entreprise (gratuit).

WikiCréa met à votre disposition des outils Excel gratuits pour votre entreprise :

• un modèle de plan financier, facile à compléter : cliquez ici pour y accéder,
• un facturier permettant d’établir devis et factures : cliquez ici pour y accéder,
• un livre de recettes , obligatoire pour les auto-entrepreneurs : cliquez ici pour y accéder,
• un modèle de suivi de trésorerie : cliquez ici pour y accéder.

Voir aussi notre article :

• Créer une entreprise de wedding planner
• Créer une entreprise de traiteur à domicile

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Contient 3 documents indispensables : guide de l'étude de marché modèle de business plan Word modèle de plan financier Excel

Besoin d'un modèle de Business plan pour votre agence d'événementiel ?

Chez Supernova, nous vous proposons de créer votre business plan pas à pas grâce à une application simple, rapide et intuitive. Pour être remarquable, osez vous démarquer !

Il existe beaucoup de solutions, mais elles ne sont pas toujours adaptées...

• Modèles à télécharger
• Outils financiers

Les modèles sont souvent des cadres qu’on essaye d’imposer à tout le monde, alors que chaque projet d’entreprise est unique. Du coup, on se retrouve à compléter des sections dont on a pas toujours besoin et à faire des calculs qui ne nous correspondent pas. Aussi, on passe beaucoup de temps dessus alors qu’on aurait d’autres choses à faire.

On ouvre un document Word et/ou Excel censé nous aider à calculer notre rentabilité, à créer nos états financiers, notre business plan… et on se retrouve avec une usine à gaz inexploitable. On ne sait pas à quoi correspond chaque chiffre, le document ne correspond pas à notre projet et on ne comprend pas comment le présenter.

Viennent alors les outils du monde de la finance, souvent très chargés en fonctionnalités et pas toujours adaptés à la création de business plan. Logiciels souvent incompris et onéreux du fait de leurs multiples activités, ils proposent des fonctions de facturation tout comme de comptabilité, et sont pour nous totalement surdimensionnés.

C’est pour cela que nous avons crée SUPERNOVA

Un outil simple pour créer son business plan.

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Prêt à décoller ? C'est simple, rapide, intuitif

Vous souhaitez créer votre agence d’événementiel .

Après une expérience en agence de communication événementielle ou dans l’organisation d’événements, vous avez décelé une opportunité d’affaires qui vous conduit à lancer votre propre entreprise. Ce projet d’agence d’événementiel requiert beaucoup de réflexion et notamment un modèle de business plan solide.

L’événementiel est un marché porteur, mais concurrentiel et vous voulez être certain de ne rien oublier dans votre stratégie pour réussir. Vous souhaitez aussi vous assurer de penser à tous les détails : gestion comptable, recrutement, responsabilité civile professionnelle, réglementation, assurances, communication marketing, etc.

Pour réussir votre projet d’entreprise, en faire une présentation convaincante auprès de vos partenaires et réussir à développer votre clientèle, la création d’un business plan sur mesure est indispensable. Et plutôt que d’utiliser un modèle Excel ou PDF non adapté à vos besoins, nous vous proposons d’avancer par étape en créant le document prévisionnel qui sera votre vitrine projet et votre feuille de route.

Que doit contenir un bon business plan d’agence dans le secteur de l’événementiel ?

Pour vous aider à concevoir un modèle d’étude financière solide pour votre projet d’entreprise dans l’événementiel, nous vous détaillons ici nos bonnes pratiques pour élaborer un plan de développement qui vous sera vraiment utile.

Parce que vous avez besoin de convaincre vos partenaires, le banquier, les investisseurs et d’avoir une vision claire de vos objectifs, prenez le temps de lire attentivement la méthode inédite Supernova : le plan prévisionnel avant le rédactionnel.

Parce que votre pitch, l’explication de votre étude de marché, toute cette partie qui concerne votre idée d’entreprise dans l’événementiel est ce qui vient après l’aspect concret. À savoir :

• Qu’est-ce que je vends ? (Des services d’organisation d’événements ? Des prestations de communication événementielle ? De la location de matériel technique ?)
• A qui?  (Des particuliers ? Des entreprises ? Des clients dans le secteur public ? Une clientèle dans le secteur du luxe ?)
• Combien ? (Quels tarifs puis-je appliquer pour mes prestations ? Existe-t-il des aides en cas d’annulation liée à un imprévu ?)
• En quelles quantités ?  (Combien d’événements puis-je prévoir par an ? À partir de quelle taille d’événement dois-je me coordonner avec d’autres entreprises ?)
• Combien ça me coûte ? (Les salaires de l’équipe, les formations, le conseil juridique et comptable, la location de matériel, le remboursement des prêts…)

En d’autres termes : testez par les chiffres votre idée d’agence dans le secteur de l’événementiel avant de vouloir la mettre en forme et de la présenter dans votre modèle de business plan.

Contrairement à d’autres méthodes, chez Supernova, nous recommandons de commencer par la prévision financière qui vous permet d’avoir une vision claire et palpable de votre projet de création d’une agence. Cette analyse préliminaire vous renseigne immédiatement sur la viabilité de votre entreprise. Vous y parlerez plan de financement, bilan, compte de résultat. C’est cela qui vous apportera toute la matière nécessaire pour pouvoir détailler ensuite votre business plan sur la partie rédactionnelle.

Pour créer la partie délicate du plan de prévision financière, nous vous recommandons une approche lucide. Distinguez nettement tout ce qui est incertain (votre chiffre d’affaires et tout ce qui le compose) de ce qui est certain (vos dépenses, investissements, salaires, coûts unitaires, etc.).

Cela vous permettra de pouvoir vérifier en un coup d’œil le chiffre d’affaires minimum que vous allez devoir effectuer et celui qui vous permettra de commencer à bien vivre de votre activité.

À Supernova, on aime les projets liés à la communication événementielle qui se développent à Paris et partout en France. Mais on est raisonnable : on vous conseille d’être le plus pessimiste possible, prudent et pragmatique dans la création de votre business plan. Nous croyons en vous, en votre stratégie de développement et au succès de votre entreprise. Mais mieux vaut sous-évaluer de 10 % vos prix et surévaluer vos coûts de 20 % pour n’avoir que des bonnes surprises.

Et il y a des équipements pour votre projet d’agence en communication événementielle qui ne sont pas immédiatement nécessaires ou que vous allez pouvoir vous offrir dans une version plus abordable. Vous pourrez par exemple faire appel dans un premier temps à des agences partenaires ou à des entreprises de location de matériel pour réaliser vos premiers événements. Ne prévoyez donc pas les meilleurs équipements, juste ceux dont vous avez besoin pour bien commencer !

Plus en détail, votre business model financier pour votre projet d’agence d’événementiel va demander :

• De lister les produits ou services que vous vendez, avec le prix unitaire (en coûts directs) tout en parlant hors taxes (toujours !).
• De lister vos dépenses liées au lancement et frais récurrents (c’est ce qu’on appelle les dépenses fixes) comme le loyer, les frais bancaires, etc. Listez vos investissements, vos salaires, les apports d’investisseurs (vous, par exemple !) sans oublier les emprunts, la création de votre site web, etc.

Prenez votre temps et assurez-vous de ne rien oublier ! Vous allez utiliser tout cela pour calculer un seuil de rentabilité sur lequel vous baserez toute l’activité de votre agence spécialiste en création d’événements. D’où l’intérêt d’être pessimiste dans ses coûts/frais et ses gains/ventes. Lorsque l’on est en pleine création d’entreprise, il ne faut pas se laisser (trop) griser par l’excitation de l’idée.

Seuls les chiffres sont fiables et vous permettront de bâtir une vraie stratégie d’entreprise pour monter votre projet !

Maintenant que vos prévisions financières sont bien calibrées et dans votre tête, vous allez facilement pouvoir détailler votre business plan. Vous savez déjà combien vous devez générer de chiffre d’affaires pour couvrir vos dépenses et vous verser un salaire.

Vous avez besoin de présenter votre projet d’entreprise pour convaincre les futurs investisseurs. Vous devez aussi penser à la présentation de votre projet auprès d’éventuels partenaires : agence prestataire, spécialiste en location de matériel ou de salle, villes et communes, etc.

Que cela soit pour créer un business plan pour votre nouveau projet d’agence en communication événementielle ou pour la reprise d’une entreprise déjà présente sur le marché, votre modèle va être le suivant :

6 parties détaillant le projet, synthétisant puis entrant dans le détail de l’étude de marché, des opérations et stratégies au cours de la 1re année, les équipes et toute la partie concrète des chiffres.

Votre plan financier s’insérera au cours des six parties que nous vous détaillons ici :

• Page de garde avec : Nom de la société pour votre agence (nom qui rappelle votre valeur ajoutée à vos clients). Pitch de présentation du projet d’entreprise (Des événements qui font appel à la réalité virtuelle ou augmentée).
• La synthèse qui résume le besoin auquel vous allez répondre avec votre idée, la solution que vous allez apporter avec vos services, les clients cibles et les chiffres clés (chiffre d’affaires, croissance moyenne, taux de profits, etc.)
• Le marché qui détaillera toute l’étude du marché (vos clients potentiels, vos concurrents) et surtout qui explique pourquoi vous et pas une autre entreprise.
• Les opérations, à savoir tout ce que vous avez déjà mis en œuvre et comptez faire. Toute votre stratégie d’entreprise, communication, marketing ou administratif et toute l’étude financière de la 1re année.
• Vous présenterez ensuite l’équipe avec le ou les fondateurs de la société, leur rôle, et bien entendu les éventuels collaborateurs et leurs missions, chaque spécialiste et ses compétences…

Enfin les finances où vous dresserez le compte de résultat prévisionnel, les indicateurs prévisionnels (croissance, vos besoins en fonds de roulement, etc.), le bilan prévisionnel pour déterminer si votre affaire est durable et enfin le plan de trésorerie avec son plan de financement et les mouvements bancaires.

Comme vous le voyez, c’est beaucoup plus simple de remplir son business plan si on en sait plus que « je vais monter un nouveau projet d’agence dans l’événementiel pour concevoir des soirées d’entreprise mémorables » ! Avec les chiffres bien en tête, vous pourrez plus facilement remplir les éléments clés de votre business plan.

Attention cependant à la tentation du modèle de business plan. Encore une fois : votre projet d’entreprise de communication événementielle est unique et vous prenez le risque d’avoir des modèles qui oublient des éléments clés de votre secteur d’activité.

Supernova vous propose justement une solution de création de business plan intelligente qui pré-remplit les tableaux nécessaires à votre projet d’entreprise avec des données fiables qui ne concernent QUE votre activité.

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By Joe Weller | 4 October 2017 (mis à jour 29 décembre 2023)

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Dans cet article, nous avons trié tous les modèles et listes de contrôle de planification d’événements afin de vous fournir la liste la plus complète qui vous permettra de planifier efficacement le lancement d’un produit, une conférence, un mariage ou un autre événement important. 

Sur cette page, vous trouverez un modèle d’organisation d'événement , un modèle de budget d’événement , un modèle de liste de vérifications pour le lieu d’un évènement et bien davantage.

Modèles d’organisation d’événement

Modèle d’organisation d’événement.

Téléchargez le modèle d’organisation d'événement

Ce modèle de planification d’événement comprend des zones où vous pouvez répertorier des éléments stratégiques tels que les objectifs, le public cible et la messagerie, ainsi que des détails logistiques tels que la restauration, la programmation et les besoins en audiovisuel. Pour chaque tâche, identifiez le responsable, les actions requises et les échéances. Ce modèle détaillé peut guider votre processus de planification et récapituler les tâches à accomplir lors d’un événement.

Modèle de planning d’événement

Téléchargez le modèle de planning d'événement

Créez un itinéraire d’événement qui comprend les dates, les lieux, les heures de début et de fin de la programmation et les pauses programmées. Cette feuille de calcul simple est un outil utile pour créer un planning d’événements organisé que vous partagerez avec le personnel et les participants. Vous pouvez également utiliser ce modèle pour un événement d’une journée ou plusieurs jours, ou pour une conférence impliquant plusieurs conférenciers qui interviennent dans différentes salles. 

Modèle de calendrier de marketing d’événements - Excel

Téléchargez le modèle de calendrier de marketing d’événements

Les efforts de marketing pour des événements plus importants peuvent inclure la publicité nationale, le contenu en ligne, les relations publiques et les études de marché. Ce modèle prévoit de la place pour les campagnes de marketing individuelles ainsi qu’un calendrier pour la planification hebdomadaire. En créant un calendrier pour chaque tâche au sein d’une campagne, vous pouvez évaluer le chevauchement des actions, planifier les dates importantes et afficher une représentation visuelle du temps requis pour chaque élément.

Modèle de liste des tâches à faire pour un événement

Téléchargez le modèle de liste des tâches à faire pour un événement

Utilisez ce modèle de liste de tâches pour planifier, hiérarchiser et effectuer toutes les tâches nécessaires à votre événement. Vous pouvez suivre l’avancement de chaque élément jusqu’à son achèvement en choisissant une date d’échéance prédéterminée. Le modèle comprend de la place pour des notes ou des commentaires supplémentaires, ce qui est particulièrement utile lorsque vous partagez une liste de tâches.

Modèle de proposition d’événement - Word

‌ Téléchargez le modèle de proposition d’événement - Word

Si vous êtes organisateur d’événement, avoir une proposition de premier ordre à offrir aux clients potentiels pourrait vous donner un avantage par rapport à la concurrence. Ce modèle est une ébauche sur laquelle travailler lorsque vous créez une proposition personnalisée de gestion d’événements. Vous trouverez des sections pour répertorier les besoins des clients et les dépenses, détailler les services que vous proposez et bien plus encore. 

Modèle de contrat d’organisation d’événement

Téléchargez le modèle de contrat d’organisation d'événement

Un contrat d’organisation d’événement doit clairement indiquer les attentes du client, les responsabilités de l’organisateur de l’événement, les modalités du contrat et les détails pertinents du projet. Vous pouvez également inclure un contrat avec votre proposition d’événement. Dans ce cas, utilisez ce modèle comme modèle pour créer votre propre contrat d’organisateur d’événements dans lequel vous pourrez mentionner les services, les conditions et les autres détails importants de l’entreprise. En fonction de l’ampleur de l’événement et des services de gestion que vous fournissez, le contenu du contrat peut être court ou plus détaillé.

Modèle de liste de vérifications pour les mariages - Excel

Téléchargez le modèle de liste de vérifications pour les mariages

Les organisateurs de mariage professionnels et les futurs mariés peuvent bénéficier d’un modèle de liste de vérifications des événements. L’organisation de mariage comprend de nombreux éléments, de la décoration au repas et à la photographie, de sorte qu’une simple liste de vérifications peut la faciliter, en identifiant les dépenses et en s’assurant que rien d’important n’est oublié. Pour plus de conseils sur l’organisation de mariages de la part des professionnels et découvrir d’autres modèles utiles, lisez Conseils d’experts sur la création d’un calendrier pour un mariage .

Formulaire d’évaluation des événements

Téléchargez le formulaire d’évaluation des événements

Une évaluation post-conférence peut fournir des données essentielles sur les éléments réussis de votre événement et les points à améliorer. Vous pouvez utiliser cette évaluation d’événement pour n’importe quel type d’événement, et la personnaliser pour les membres internes de l’équipe ou les participants à l’événement. Une fois que vous avez déterminé les informations que vous souhaitez recueillir, y compris les aspects de l’événement ou du processus d’organisation que vous souhaitez étudier, personnalisez simplement le formulaire pour qu’il réponde à vos besoins.

Modèle de calendrier des événements

Téléchargez le modèle de calendrier des événements 2022

Ce modèle fournit un format de calendrier doté d’une colonne adjacente pour répertorier les événements. Ce calendrier affiche les 12 mois de l’année sur une seule feuille Excel, ce qui permet de parcourir facilement les mois, de planifier et d’afficher rapidement les événements répertoriés dans la colonne correspondante. Chaque mois est également codé avec des teintes alternées pour une visualisation facile.

Modèles de budget d’événement

Modèle de budget de conférence - excel.

Téléchargez le modèle de budget de conférence

Un budget est un outil de gestion de conférence important que les organisateurs utilisent pour identifier les dépenses et les besoins en ressources, informer sur les décisions liées aux événements et soutenir un plan global. Utilisez ce modèle pour estimer les coûts prévus et suivre les dépenses réelles. La comparaison entre vos projections et les coûts réels peut vous aider à créer des estimations plus précises pour vos futures conférences.

Modèle de budget d'événement - Excel

Téléchargez le modèle de budget d’événement

Ce modèle de budget d’événement affiche les dépenses dans un format tableur et représente également les données sous forme de diagrammes visuels. Vous pouvez utiliser ce format pour identifier rapidement les coûts qui forment la plus grande partie du budget. Par exemple, vous découvrirez peut-être que certains coûts, comme la programmation de l’événement, la restauration, la publicité et la location des lieux, représentent les dépenses les plus importantes. Le modèle comprend une section pour les commentaires où vous pouvez partager des notes de brainstorming ou partager des messages avec votre équipe d’événements. 

Modèle de budget pour réception - Excel

‌ Téléchargez le modèle de budget pour réception - Excel

Organisez vos réceptions et suivez votre budget à l’aide de ce modèle. Il comprend un résumé des dépenses et des coûts totaux, ainsi qu’un diagramme à secteurs qui divise les coûts en catégories et fournit une répartition détaillée des dépenses pour chacun d’entre eux. Les cellules sont pré-remplies avec des coûts courants, comme la location de l’équipement ou les services de sécurité et de nettoyage; Toutefois, vous pouvez facilement modifier les champs en fonction de vos besoins.

Modèle de budget pour mariage - Excel

‌ Téléchargez le modèle de budget pour mariage - Excel

Cet organisateur de budget divise les coûts du mariage en catégories, dont les tenues, la décoration, la réception et la photographie. Sur ce modèle, les catégories sont divisées en listes de dépenses plus détaillées, ce qui vous permet de prendre en compte les éléments importants et ceux qui le sont moins, de déterminer quelles catégories sont les plus coûteuses et de vous assurer que le budget du mariage reste maîtrisé. 

Modèles de lieu et de prestataire d'événement

Modèle d’application pour les restaurateurs.

Téléchargez le modèle d’application pour les restaurateurs

Si vous planifiez une conférence ou un événement avec des restaurateurs, ce modèle peut être utile pour rationaliser le processus de demande. Recueillez des informations auprès de chaque fournisseur, y compris ses coordonnées, les produits ou services proposés et les autorisations. Vous pouvez également ajouter des règles et des règlements que chaque fournisseur doit accepter pour participer à l’événement.

Liste de vérifications du lieu de l’événement

Téléchargez la liste de vérifications du lieu de l’événement

Utilisez ce modèle de liste de vérifications pour inspecter les lieux et déterminer s’ils répondent aux exigences de votre événement. Les éléments à vérifier comprennent les frais, la capacité du lieu, le parking, les options audiovisuelles, etc. Suivre une liste de vérifications peut vous aider à identifier les problèmes potentiels et à comparer rapidement les options des différents lieux.

Liste de vérifications des traiteurs

Téléchargez la liste de vérifications des traiteurs

Ce modèle de liste de vérifications des traiteurs offre un moyen facile d’interroger les restaurateurs. Les frais de restauration peuvent rapidement grimper, il est donc important de demander des estimations détaillées pour un budget précis. Bien que certains lieux puissent inclure la restauration dans leurs services, vous devrez quand même fournir au fournisseur les détails de l’événement et vous assurer que vous comprenez leurs politiques.

Liste de vérifications pour les intervenants de l’événement

Téléchargez la liste de vérifications pour les intervenants de l'événement

Organisez tous les détails concernant les conférenciers ou les animateurs, y compris leurs exigences en matière d’équipement audiovisuel et autres pour les présentations ou les performances. La sélection des intervenants fait partie intégrante de la gestion des événements, vous devez donc vous assurer que chaque présentation est réussie. L’organisation anticipée peut inclure l’organisation du transport, la préparation de la biographie des intervenants et la localisation et la sécurisation de l’équipement nécessaire.

Modèle de liste pour les prestataires de mariage

Téléchargez le modèle de liste pour les prestataires de mariage

Excel  |  Word

Les organisateurs de mariage peuvent utiliser ce modèle pour suivre tous les fournisseurs avec qui ils prévoient travailler ou qui leur font des propositions. Des sections sont prévues pour indiquer leurs coordonnées, le statut du contrat, les coûts et les services fournis. Vous pouvez également inclure une note en fonction de votre expérience de travail avec un fournisseur, des avis professionnels ou de comparaison avec ses concurrents.

Modèles d’inscription et de présence

Modèle de fiche d'inscription aux événements.

Téléchargez le modèle de fiche d'inscription aux événements

Si vous recrutez des volontaires pour un événement, vous pouvez trouver un intérêt à une feuille d’inscription imprimable, comme celle-ci, qui permet de recueillir des informations. Il vous suffit de publier ce modèle lors de l’événement pour recueillir rapidement des noms, des coordonnées et tout autre détail dont vous pourriez avoir besoin (comme l’affiliation à l’événement), ou ajouter un espace où les volontaires pourront s’inscrire à des tâches spécifiques. Il suffit d’ajuster les étiquettes des colonnes pour inclure les informations que vous recherchez.

Modèle de fiche d'inscription aux conférences

Téléchargez le modèle de fiche d'inscription aux conférences

Pour vérifier que tous les participants sont présents à une conférence ou à un événement de formation, demandez-leur de signer cette feuille d’inscription. En haut du modèle, il y a de la place pour les détails de la conférence afin que la feuille puisse être suivie et archivée facilement. Vous pouvez modifier ce formulaire de base et l’utiliser pour recueillir les détails de la participation à n’importe quel type d’événement.

Modèle de fiche d'inscription aux réceptions

Téléchargez le modèle de fiche d'inscription aux réceptions

Que vous planifiiez une fête d’entreprise ou une sortie de cohésion des équipes , une feuille d’inscription peut vous donner une idée du nombre de personnes qui y assisteront. Ce modèle comprend des colonnes pour la configuration et le nettoyage afin que les volontaires puissent planifier à l’avance ces tâches.

Ce qu’il faut inclure dans un plan d’événement stratégique

Le processus d’organisation peut commencer par une séance de brainstorming lorsque vous tenez compte du but de votre événement, de ce que vous espérez accomplir et des ressources disponibles. Gardez à l’esprit que, bien qu’il soit important de couvrir toutes vos bases et de ne pas négliger les détails importants, il convient de rester simple. La concision - voire la limitation du de votre événement à une page - peut favoriser la clarté et vous rendre plus susceptible de suivre le plan. Il peut être particulièrement utile de garder un plan court si vous créez un modèle d’événement que d’autres membres de votre organisation utiliseront pour organiser de futurs événements. Le fait d’avoir un protocole clair facilite le respect des normes et des exigences, car les membres de l’équipe et les détails des événements fluctuent.

Lorsque vous réfléchissez à la façon de créer un événement qui répondra à vos objectifs, voici quelques éléments à garder à l’esprit et à inclure dans votre plan :

• But de l’événement : En plus des détails sur les événements essentiels comme les dates, les horaires, l’emplacement et d’autres éléments logistiques, il est important de savoir ce que vous espérez accomplir. Voulez-vous atteindre un objectif précis dans la collecte de fonds ou l’éducation ? Vous souhaitez peut-être que votre événement atteigne plusieurs objectifs, comme lancer un produit, accroître la notoriété de la marque ou stimuler les ventes. Garder l’objectif de l’événement à l’esprit peut vous aider à développer une stratégie efficace pour atteindre ces objectifs.
• Public cible : L’identification de votre public cible et de ses besoins peut guider vos efforts de marketing ainsi que l’organisation de vos événements. Comment allez-vous répondre à leurs besoins ? Comment votre événement se distinguera-t-il de la concurrence ?  
• Avantages et valeur de l’événement : Une fois que vous avez déterminé ce dont votre public a besoin, vous pouvez identifier les conférenciers, les intervenants du spectacle, les activités et les messages qui seront les plus efficaces. Votre événement offre-t-il une proposition de valeur unique que les participants potentiels ne voudront pas manquer ?
• Marketing d’événements et indicateurs : Définissez tous les canaux de marketing que vous utiliserez pour promouvoir votre événement et créez un calendrier pour chaque phase de marketing. En plus des indicateurs permettant de suivre l’efficacité de vos campagnes, identifiez tous les autres indicateurs clés que vous utiliserez pour évaluer l’ensemble de l’événement.
• Budget : Tenez compte des coûts et des recettes lorsque vous organisez votre événement. 

À la fin de l’événement, la gestion des événements a pour but de recueillir et d’évaluer les indicateurs clés. Que vous mesuriez la vente de billets et la participation, que vous sollicitiez les commentaires des participants ou que vous effectuiez une évaluation de performance de l’ensemble du processus de planification et d’événement, une évaluation peut vous aider à comprendre les points forts et les points faibles. Ces informations sont des données critiques que vous pouvez utiliser pour éclairer les décisions concernant les événements futurs.

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Projet événementiel : Comment l’organiser en 7 étapes ?

• Conseils & Organisation

Les projets événementiels exigent une planification méticuleuse, une exécution sans faille et des compétences organisationnelles exceptionnelles. Un projet événementiel est une initiative visant à organiser et à gérer un événement spécifique, qu’il s’agisse d’une conférence , d’un salon professionnel , d’un festival , d’un mariage , d’un anniversaire , etc. Il englobe toutes les étapes nécessaires à la réalisation de cet événement, de la conception initiale à l’évaluation finale.

Découvrez les éléments clés d’une gestion réussie d’un projet événementiel !

1. L’objectif et le concept de votre événement

La première étape d’un projet événementiel réussi consiste à définir clairement l’objectif que vous souhaitez atteindre. Réfléchissez à la raison pour laquelle vous organisez cet événement :

• Est-ce pour promouvoir une entreprise ?
• Célébrez-vous une occasion spéciale ?
• Est-ce pour sensibiliser à une cause ?
• Organisez-vous l’événement pour établir des relations professionnelles ?

La définition d’objectifs clairs permet d’orienter toutes les décisions et actions ultérieures. Une fois que vous avez identifié votre objectif, vous pourrez mieux cibler votre public et adapter votre stratégie marketing en conséquence.

Le concept de l’événement représente l’idée centrale ou le thème qui façonne l’ensemble de l’événement. Il doit s’aligner sur les objectifs de l’événement et trouver un écho auprès du public cible. Un concept d’événement bien conçu englobe des éléments tels que le thème , l’image de marque, le décor et l’ambiance.

Il convient de prêter attention à des facteurs tels que l’éclairage , les systèmes de sonorisation, la configuration de la scène et les effets visuels afin de créer un environnement visuellement attrayant et immersif qui corresponde à l’objectif de l’événement. En prêtant attention aux détails et en créant une expérience cohérente, les organisateurs d’événements peuvent faire une impression durable sur les participants.

2. Le public cible

Comprendre votre public cible est essentiel pour personnaliser votre événement en fonction de leurs besoins et attentes.

Déterminez qui sont vos participants potentiels, qu’ils soient des professionnels, des étudiants, des familles ou un groupe spécifique de personnes intéressées par votre domaine. Cette connaissance vous aidera à adapter le contenu, les activités et les communications pour maximiser l’engagement et la satisfaction des participants.

3. Le lieu de l’événement

La sélection d’un lieu approprié pour votre événement est cruciale. Considérez des facteurs tels que la taille de l’événement, l’accessibilité pour les participants, les équipements disponibles et le budget alloué. Pour cela, vous devez trouver des lieux qui correspondent à votre vision et vous assurer qu’ils sont disponibles aux dates souhaitées. Si vous organisez un événement en plein air, tenez compte des conditions météorologiques potentielles.

Afin d’éviter toute déception, pensez à réserver le lieu le plus tôt possible afin de garantir sa disponibilité. Vous pouvez également vérifier que le lieu dispose d’une bonne visibilité en ligne en créant une page dédiée à votre événement sur son site Web ou en étant répertorié sur des sites d’inscription d’événements pour renforcer la diffusion de votre événement.

4. Le budget

La planification financière est une partie essentielle de la gestion d’un projet événementiel. Identifiez les coûts associés à chaque aspect de l’événement, tels que :

• La location de salle,
• Les services de restauration,
• La décoration,
• Les frais de transport,
• Les honoraires des prestataires,
• Les frais de marketing,

Tenez compte des dépenses imprévues et allouez des ressources financières en conséquence. Un budget clair vous aidera à prendre des décisions éclairées tout au long du processus de planification.

5. La promotion et la communication  

Développez une stratégie de communication pour promouvoir votre événement et attirer des participants . Utilisez les réseaux sociaux , le marketing par e-mail , le site web de l’événement, les annonces payantes, les relations publiques et les partenariats pour accroître la visibilité de votre événement.

Un plan de marketing et de promotion bien exécuté peut contribuer à maximiser la fréquentation et à susciter l’enthousiasme autour de l’événement. Rédigez des articles de blog pertinents, des vidéos promotionnelles et des annonces percutantes pour susciter l’intérêt et inciter les internautes à participer à votre événement. Faites preuve de créativité dans votre approche pour attirer l’attention du public cible. Par exemple, si vous organisez un salon professionnel sur la technologie, créez du contenu informatif sur les dernières tendances technologiques ou encore sur les meilleures pratiques en matière de marketing numérique.

6. La logistique des événements

L’organisation et la planification logistique d’un événement comprennent la réservation du matériel audiovisuel, la coordination des fournisseurs (traiteurs, services de location, etc.), la gestion des inscriptions et des billetteries , la sécurité , la signalétique, le transport, l’hébergement, etc. 

Une planification et une préparation adéquates de la logistique contribuent à la bonne organisation de l’événement et à la satisfaction des participants. Le jour J, il faut une coordination méticuleuse pour que tous les éléments se mettent en place sans heurt.

Il est essentiel d’affecter des membres du personnel à la supervision de différents domaines, tels que les inscriptions, la régie et les services aux invités. La résolution des problèmes et la prise de décision rapide sont essentielles lors de la coordination sur place pour faire face à tout défi imprévu qui pourrait survenir.

7. L’évaluation post-événement

Une évaluation complète post-événement est essentielle pour mesurer son succès et identifier les domaines à améliorer.

Une fois que l’événement est terminé, prenez le temps d’évaluer sa réussite par rapport aux objectifs fixés. Collectez les avis des participants , analysez les statistiques de participation, examinez les retombées médiatiques et évaluez les performances financières.

Cette évaluation vous aidera à tirer des leçons, à ajuster vos stratégies et à planifier avec succès vos prochains projets événementiels.

Les solutions Weezevent offrent une plateforme complète pour la gestion des inscriptions , la vente de billets , la création de mini-sites web dédiés à votre événement et la promotion avec des outils marketing , simplifiant ainsi l’organisation d’un projet événementiel.

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5 conseils pour faire son business plan d’une agence événementielle

Vous voulez entreprendre ? Créatif, organisé, déterminé, vous avez soif de liberté afin de lier votre projet à votre passion ? Pour vous aider nous allons donc vous soumettre 5 conseils majeurs afin de mieux réaliser le business plan pour l’élaboration de votre projet d’ouverture d’agence événementielle .

Vous êtes dans la rubrique dédiée au Business Plan Agence événementielle

Nous vous proposons un ensemble d'articles pour vous aider à rédiger votre business plan agence événementielle .

1. Réaliser une bonne estimation du besoin en financement

2. réaliser une étude de marché approfondie.

• 3. N'attendez pas de finaliser la rédaction de votre business plan pour agir

4. Préparer une campagne de communication 2.0

5. démontrez que votre business model permet la rentabilité de votre agence événementielle.

• Le conseil d'expert

Différentes options s’offrent à vous pour implanter votre agence événementielle :

• Affecter une partie de votre résidence principale ou un local que vous possédez déjà pour lancer votre activité.
• Acquérir ou contracter un bail afin d’exercer dans un immeuble qui répond au mieux à vos exigences.

L’envergure de votre projet conditionnera l’importance de l’investissement nécessaire à la création de votre agence événementielle. Bien évidemment, la localisation de votre agence influera grandement sur la valeur du local et par conséquent son prix. En effet, si dans certaines villes de province le loyer reste raisonnable et peut se situer autour des 300 euros, dans les grandes métropoles celui-ci peut atteindre plusieurs milliers d’euros. D’autre part, il faudra aussi prendre en compte dans votre estimatif un certain nombre de frais annexes tels que l’acquisition de postes de travail et de logiciels métier, les frais bancaires, les charges sociales et fiscales ou encore la rémunération d’un expert-comptable.

Afin de garantir à votre agence événementielle les meilleures conditions d’ouverture, vous ne pourrez faire l’économie d’une étude de marché fouillée et documentée. Elle vous permettra de venir efficacement au soutien de votre business plan. Elle constituera aussi le plus sûr moyen d’appréhender votre futur environnement et d’étudier les prestations fournies par vos concurrents.

Cette étude sera pour vous l’occasion d’acquérir une compréhension fine des attentes globales de votre clientèle ainsi que des grandes tendances du marché. En outre, par la participation à diverses manifestations tels que des salons spécialisés , vous étofferez votre étude de marché ainsi que votre réseau. Nous vous proposons un guide qui vous aidera dans les démarches à effectuer pour réaliser une étude de marché efficace et pertinente.

En principe, on dénombre deux étapes essentielles pour réaliser correctement son étude de marché. La première consiste à effectuer une analyse du marché à l’occasion de laquelle vous collecterez des informations précieuses relatives aux concepts émergeants et secteurs saturés. Cette étude macro environnementale légitimera votre choix auprès de vos investisseurs. La seconde étape, non moins importante, consiste dans la création et l’administration d’une analyse sociodémographique au moyen d’un questionnaire.

Cette étude aiguisera votre perception des portraits variés de prospects interrogés. A l’issue de cette phase, vous serez en mesure d’élaborer le profil type de votre clientèle.

Nous vous proposons donc différents axes à développer au sein de votre analyse :

• Votre positionnement (pure player, multi-spécialiste, tourisme d’affaires, congrès, mariages, etc…)
• Votre politique de prix
• Votre politique de communication
• Les pratiques au sein des organisations
• Votre avantage concurrentiel

3. N’attendez pas de finaliser la rédaction de votre business plan pour agir

Certes, la rédaction de votre business plan vous permettra de connaître et maîtriser les différents aspects du marché. Mais elle vous permettra surtout de faire la preuve de votre motivation et de votre engagement auprès de vos investisseurs. La solidité et la pérennité de votre projet devront emporter leur conviction et leur adhésion. Afin de vous accompagner dans cette mission, nous vous proposons une checklist que vous pouvez accomplir en parallèle de l’élaboration de votre plan d’affaire :

• Rechercher une franchise
• Créer votre questionnaire pour l’analyse sociodémographique
• Chiffrer l’achat immobilier ou les travaux que vous souhaitez réaliser
• Créer votre société et l’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
• Réaliser votre site Internet
• Mettre en place des projets de partenariats (agences de publicité, traiteurs, agence de voyages, etc… )

La mise en place de ces tâches complémentaires à l’élaboration de votre business plan constitueront un véritable gain de temps et renverront à votre investisseur l’image d’un projet solidement bâti.

Pour vous garantir un développement rapide et acquérir une vraie notoriété dans votre secteur, communiquer autour de votre agence s’avèrera indispensable. Ce sera l’occasion d’exposer les valeurs qui vous tiennent à coeur ainsi que votre offre de services.

Aujourd’hui, les moyens offerts par le digital et les réseaux sociaux autorisent une véritable interaction avec votre clientèle. Publier des photos et des vidéos de vos réalisations vous permettra de valoriser votre savoir-faire et votre expertise . La mise en ligne d’un site Internet sera capitale pour vous créer une identité numérique distinctive, proposer un catalogue de vos prestations et préciser le moyen de vous contacter pour en bénéficier.

Mettre en place une stratégie de communication adaptée à vos besoins et réfléchie sera un facteur essentiel de votre développement. Malgré la puissance d’une stratégie numérique efficace, les outils physiques tels que les flyers, les affiches publicitaires ou les encarts dans des magazines spécialisés doivent aussi être utilisés.

Votre investisseur ne validera votre projet qu’à la seule et unique condition qu’il atteigne un seuil de rentabilité (amortir les dépenses initiales et dégager ensuite des bénéfices). Votre business model exposera concrètement votre stratégie et les différents leviers que vous comptez mettre en oeuvre.

En vous rendant sur notre site, vous trouverez le business model adapté à votre stratégie. L’ensemble de nos business plans sont entièrement rédigés par un de nos experts de la création d’entreprise et vous aideront à élaborer votre plan d’affaires.

Le conseil d’expert

Créer son agence événementielle exige un réel engagement professionnel. Alors armez-vous d’une motivation sans faille. Par votre étude de marché, les questionnaires de satisfaction et autres documents utiles, vous récolterez une multitude d’informations à exploiter pour votre projet. Nous vous invitons donc à suivre les différentes étapes pour ouvrir une agence événementielle et aller au bout de votre ambitieuw projet.

Business Plan Agence événementielle

Nous vous proposons un modèle de business plan complet (rédactionnel et tableaux financiers) pour vous permettre d’ouvrir votre Agence événementielle. Organisé pour présenter efficacement votre projet, il est prêt à l’emploi et ne nécessite aucune compétence particulière.

/ 13 500 avis de clients satisfaits de nos services.

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Élaborer efficacement son plan de communication événementielle

Par Sandy R. 9 septembre 2020, 16 h 50 min 5 minutes de lecture

Le plan de communication événementielle représente la base de la promotion de votre projet. Il nécessite une préparation approfondie suivant un processus préétabli. Tout commence par la contextualisation de votre événement. Vous pourrez ensuite mettre en place une stratégie et choisir les supports de communication à utiliser. Puis, un message efficace s'élabore, avant de finir avec la planification globale de tous les éléments définis. 

Besoin d'aide pour réserver un lieu pour votre futur événement ? Cliquez ici !

La mise en place d'un plan de communication événementielle requiert une attention particulière de l'équipe exécutive du projet. Chaque élément doit être en adéquation avec l'identité de l'événement et ses composantes. Les supports choisis et leur fréquence d'utilisation doivent s'adapter avec le message choisi et les besoins de la cible. 

Connaître le contexte de réalisation du plan de communication

Dans la contextualisation du plan de communication événementielle, vous devez connaître l'état des lieux . Généralement, lorsqu'il s'agit d'un événement, la promotion demeure en première ligne de la situation à connaître. Dans ce cas, vous aurez besoin de revoir les retours dans la presse des précédentes éditions, de voir les avis des anciens participants. S'il s'agit d'une nouvelle initiative, se référer aux retours sur les événements des concurrents vous aidera à ne pas commettre les mêmes erreurs. Une fois que vous avez un aperçu global sur la situation, vous devez fixer quelques éléments importants :

Puisqu'il s'agit d'un événement, les objectifs se focaliseront sur trois points essentiels : faire connaître, faire aimer et faire participer. Avec ces points-là, vous devez définir exactement ce que vous attendez de votre plan de communication événementielle en répondant à la question : pourquoi vous communiquez ?

Il est absolument déconseillé de mettre un plan de communication pour un public généralisé. Pour une stratégie efficace, segmentez toujours votre cible. Cela s'effectue sur le plan démographique et sociologique . Plus vous précisez votre cible par rapport à vos objectifs, plus votre c ommunication sera percutante . Chaque personne doit se sentir spécifiquement et personnellement touchée par votre concept et votre message.

Dans cette étape, vous déterminez la forme de votre plan de communication. Vous commencez alors par choisir un axe de communication. Il s'agit de l'idée directrice à suivre tout au long du processus. Tout ce que vous communiquez doit être fidèle à l'axe que vous choisissez. Rien ne doit être contradictoire à celui-ci. Attention, vous ne pouvez pas en délimiter un sans avoir des réponses précises sur les éléments précédents (cible et objectifs).

Choix des supports à utiliser dans son plan de communication

Votre plan de communication événementielle se base sur cette partie du travail. Vous devez choisir les moyens qui se rapprochent le plus de votre cible. Les réseaux sociaux sont incontournables si vous recherchez l'efficacité. C'est le meilleur moyen d'atteindre un public large en un temps record.  Les autres médias demeurent autant intéressants : télévision, radio, journaux, etc. Bien qu'ils s'alignent parmi les standards de la communication, ils ont toujours la cote auprès du public.  L' e-mailing vous aidera aussi pour les événements corporate. Il n'y a pas meilleur moyen pour se faire connaître auprès des entreprises.  N'oublions pas les supports imprimés : affiche, brochure, plaquette, etc. Ils garantissent la visibilité et se conservent très bien.

Pour un événement, il est toujours préférable d'organiser une conférence de presse afin de donner un aperçu concret de la manifestation. Vous y distribuerez des dossiers pour que les journalistes puissent transmettre des informations pertinentes et bien axées. Prenez le temps de bien les élaborer, en tenant compte de la longueur idéale : ni trop long ni trop court. Soignez la présentation et accompagnez cela d' images de bonne qualité pour la presse écrite et online. 

Élaboration du message à diffuser dans son plan de communication

Le message demeure le même en amont, vu que chaque support doit être cohérent avec l'axe de communication préétablie. Cependant, ce qu'on lit sur les réseaux sociaux ne ressemble pas à ce que l'on trouve dans les plaquettes promotionnelles par exemple. Dans tous les cas, veillez à être clair et concis. Privilégiez les phrases simples sans négation et évidemment, sans mensonge.

Rappelons une règle essentielle du plan de communication événementielle : vous devez répondre à 6 questions de base dans l'élaboration de votre message. Qui est le porteur du projet ? De quoi s'agit-il ? A qui s'adresse le message ? Où cela va avoir lieu ? Quand ? Comment se déroulera l'événement ? 

Planifier le tout

Avant de pouvoir planifier tous les éléments, vous devez passer par une étape cruciale : la budgétisation . Commencez par faire une liste des ressources humaines et techniques. Ajoutez les besoins financiers requis pour chacune d'elles. Ensuite, vous pourrez choisir les prestataires correspondant à chaque service utile. Organisez votre équipe de manière à ce que le budget établi soit suivi à la lettre et que chacun effectue son travail convenablement.

Mettez ensuite en place différents outils qui vous permettront d' organiser votre travail et suivre l'avancement de votre plan de communication événementielle. Un calendrier vous aidera par rapport au temps qu'il vous reste jusqu'au jour J. L'échéancier comporte toutes les deadlines pour chaque tâche à effectuer. Le média planning détermine à quel moment chaque support est utilisé et à quelle fréquence. Vous ne devez rien laisser au hasard. Le bon suivi du plan de communication garantit la réalisation des résultats escomptés. 

Une plaque professionnelle pour une meilleure visibilité

Avant d'être entièrement satisfait de votre stratégie marketing , n'oubliez pas qu' une plaque pro fait aussi parti de la communication d'entreprise . En effet, elle vous assure une visibilité à long terme en indiquant précisément votre cabinet ou votre local. Généralement, on l'installe sur la devanture d'un bureau ou sur la façade d'un bâtiment.

Selon la déontologie régissant les métiers libéraux, certains professionnels ne peuvent recourir à toutes formes de publicité multimédia. Les avocats, médecins, experts-comptables, etc. pourront de ce fait profiter de ce procédé pour communiquer un max d'informations sur leurs activités . D'ailleurs, elle est le seul outil marketing autorisé par la loi pour ces professions.

Parallèlement, une plaque professionnelle constitue le moyen de communication le plus sûr pour un client . Elle prouve la légalité d'une activité dans un corps de métiers. De plus, elle met en avant les renseignements essentiels tels que le nom et le prénom du professionnel . Ses diplômes, son logo, ses horaires de travail, son contact (mail, numéro, etc.) sont également inclus dans cette plaque.

Bref, le professionnel pourra s'en servir pour prouver son professionnalisme . La plaque pro est avantageuse du moment que certains clients ont des réserves par rapport à des publicités excessives. Donc, si vous souhaitez vous démarquer du lot, autant utiliser cette manière simple et efficace pour vous faire connaître.

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Organiser un événement, étape par étape, à l’aide d’une feuille de route

Le travail est divisé en 6 périodes importantes. Vous trouverez dans cet article des conseils et des informations détaillées sur la marche à suivre, ainsi qu’une checklist téléchargeable pour noter l’avancée de votre projet.

Entre 6 et 3 mois avant l’événement : où, quand, comment, et surtout pourquoi !

La première phase d’un projet événementiel consiste à construire les fondations sur lesquelles s’érigera la soirée. Il est primordial de considérer des éléments clés tels que le choix du lieu, la date et la formule pour garantir une affluence maximale. 

La première question à se poser devrait être :

Quel est l’objectif de la soirée d’entreprise ? En d’autres termes, quel est le message que nous souhaitons véhiculer à nos convives ?

La réponse à cette question deviendra le noyau de l’événement. Tous les autres éléments ajoutés en périphérie prendront racine à ce noyau, à commencer par le concept.

DÉFINIR L’OBJECTIF DE L’ÉVÉNEMENT

• Pourquoi fait-on un événement corporatif ?

Idéalement, on devrait pouvoir résumer l’objectif en une phrase simple qui illustre le message à partager à notre cible.

CHOISIR LA DATE DE L’ÉVÉNEMENT

• La date dépendra du type d’événement (party annuel vs lancement de produit) et des considérations internes de l’organisation (ex. : charge de travail des employés).

Idéalement, on choisira un soir de semaine (la fin de semaine étant réservée à la vie familiale).

ESTIMER LE NOMBRE DE CONVIVES

• À partir d’une estimation tirée d’une liste d’invités.

(Ex. : nous enverrons 200 invitations à nos clients. Nous estimons que 150 personnes seront présentes.)

ÉTABLIR LE LIEU ET VÉRIFIER LA DISPONIBILITÉ DU LIEU

• Début des recherches du lieu en fonction de la date et de l’emplacement.

Une des premières choses à faire, c’est de voir les disponibilités des lieux en fonction de la date du client. Il est important de noter que souvent, dans les événements corporatifs, la date n’est pas flexible.

La taille de la salle est un facteur très important. D’une part, il ne faut jamais viser une occupation maximale, pour être conforme aux lois et aux demandes des assureurs. D’autre part, il faut éviter de choisir une salle trop grande pour le nombre de convives. Rien n’est plus déprimant qu’une salle qui semble vide…

DÉFINIR UN CONCEPT

• Comment faire vivre le message que nous voulons véhiculer à nos invités ?

Le concept devrait toujours être en lien direct avec l’objectif de l’entreprise.

DÉTERMINER UN BUDGET PRÉLIMINAIRE

• Idéalement, on se référera à une enveloppe budgétaire (projets événementiels) déjà existante.

Sinon, il va sans dire qu’il faut fixer un budget précis pour couvrir le coût de la soirée corporative. Ceci est impératif pour être en mesure de construire le bon concept, tout en respectant les moyens que nous avons à notre disposition.

DÉTERMINER LES PUBLICS CIBLES

• Pour qui fait-on cet événement ? (Clients, employés, partenaires)

RECHERCHE DE COMMANDITAIRES

Si vous organisez un événement pour une OBNL, il faudra :

• Bâtir une liste de commanditaires à contacter et monter un dossier de présentation en ayant une idée de l’objectif et du concept. 

Sinon, pour les événements corporatifs, il n’y a que très rarement des commanditaires.

3 mois avant l’événement : le lieu, pierre angulaire d’une soirée corporative

LE LIEU DE L’ÉVÉNEMENT

Le lieu de l’événement est la décision la plus importante à prendre lors de la création d’une soirée d’entreprise. Le concept de la soirée est normalement construit en fonction du lieu, selon les contraintes et les possibilités qu’il offre.

Il existe 2 grands types de salles.

1. Les salles déjà adaptées aux événements , qui viennent avec tout le mobilier et parfois même des services inclus, comme le vestiaire ou le service de bar. Plus onéreuses, ces salles « clés en main » ont l’avantage de simplifier la vie des organisateurs.

2. Les salles de type « coquille vide » , qui sont plus abordables, mais qui requièrent davantage de gestion en matière de location (mobilier, sonorisation…).

Au moment de la visite du lieu pensez à : 

• Prendre plusieurs photos pour prévoir l’emplacement optimal des activités
• L’adresse de l’entrée principale (Est-ce facile d’accès pour les convives ?)
• L’adresse de livraison (Est-ce adapté pour les besoins des fournisseurs ?)
• Au mobilier et équipements disponibles (Sont-ils inclus dans le coût de la salle ? Est-ce plus économique ou plus simple de les louer ?)
• Au vestiaire (Y a-t-il un lieu prévu à cet effet ? Est-ce géré par la salle ou par le locataire ?)
• Système de son (Est-ce adapté à nos besoins ?)

LA SCÉNOGRAPHIE ET LES PLA NS 3D

Une fois le lieu trouvé, il est également crucial d’avoir recours à la scénographie et d’avoir un rendu en trois dimensions. Cela permet d’avoir une vision claire et précise de l’espace et de son potentiel. En conceptualisant la disposition des lieux à l’aide de plans 3D, l’organisateur pourra optimiser l’utilisation de l’espace, créer des flux efficaces pour les invités et anticiper les défis logistiques.

Si ce sont des services qui vous intéressent, n’hésitez pas à nous contacter pour prendre rendez-vous avec l’un de nos experts !

À partir du moment où de l’alcool est servi dans un événement, un permis de réunion à la RACJ doit être demandé.

La Régie dispose d’au plus 20 jours suivant la date de réception de la demande pour répondre. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours, si nécessaire.

Pour qu’un permis de réunion soit obtenu à temps pour la tenue d’un événement, la demande doit être transmise au moins 15 jours avant le début de celle-ci; il est toutefois suggéré de la transmettre au moins 30 jours avant la date visée.

Pour toute demande de permis de réunion, des documents seront à consulter, à remplir ou à fournir .

ENTRE 3 MOIS ET 3 SEMAINES AVANT L’ÉVÉNEMENT : ANALYSE DES BESOINS ET LOGISTIQUE

Durant cette troisième phase, l’organisateur devra décliner son concept à travers tous les départements.

C’est une période pendant laquelle l’organisateur est en contact direct avec les fournisseurs.

On divise le travail en 2 axes : l’analyse de nos besoins et la logistique de l’événement.

1 ‒ ANALYSE DES BESOINS POUR CHAQUE DÉPARTEMENT

En connaissant les besoins spécifiques de l’événement, l’organisateur approchera des traiteurs, animateurs, DJ pour discuter de leurs services et demander de premières soumissions.

• Définir le contenu exact de chacune des activités (Ex. : repas de style cocktail dinatoire ou apéro scandinave)
• Choisir les fournisseurs (Prendre 2 ou 3 soumissions maximum. Il ne faut jamais prendre plus de 3 soumissions lorsque les clients font des appels d’offres car ça pourrait se traduire comme une recherche excessive de fournisseurs. Il s’agira d’expliquer clairement ses attentes et de poser des questions pour bien comprendre le produit proposé.)
• Faire le déroulé (feuille de route ou min by min) et soulever toutes les questions concernant les fournisseurs  (Ex. : appeler la salle pour savoir s’il y a une prise 220 pour la rôtissoire du traiteur.) 
• Organiser des réunions de production ou des appels avec les fournisseurs choisis.

2 ‒ LOGISTIQUE ET ASPECT TECHNIQUE DE L’ÉVÉNEMENT

Il y aura ensuite une valse d’allers-retours entre le comité organisateur et les intervenants pour régler les nombreux détails.

Pour tous types d’événements, cette tâche est entre les mains d’un chef de projet. Il organise des appels avec les clients de 30 minutes toutes les semaines avec des ODJ (Ordre Du Jour) en fonction de l’échéancier et ensuite il envoie un CR (Compte Rendu). 

L’important est de prendre conscience que tous les détails sont primordiaux pour la réussite d’un événement.

Bien souvent, ce sont des problèmes en apparence insignifiants qui peuvent faire dérailler un événement : une mauvaise connexion audio, par exemple, qui rendrait le système de son inutilisable.

• Première chose à faire : Créer un échéancier à partir de la liste des tâches ! Placer chaque tâche dans le temps. C’est l’élément le plus important car il y a des livrables à respecter par rapport aux fournisseurs. 
• Créer un dossier de production dès le premier appel avec le client (Regroupe l’ensemble des détails de l’événement à un seul et même endroit.) C’est votre outil de travail. Le nourrir tous les jours avec les avancées du projet pour que toute l’équipe qui travaille dessus soit tenue au courant. Il doit être prêt 2 semaines avant l’événement.
• Envoyer un brief aux fournisseurs : Description de l’événement, attentes, date, lieu. Ajustements des prix selon les soumissions finales.
• Vérifier les besoins en mobilier et les besoins techniques de l’événement (Ex. : besoin de signalétique pour la salle de bain ? Besoin d’une extension pour la sonorisation ?)
• Envoyer les invitations : Généralement un envoi électronique. Prévoir les rappels et autres mentions de l’événement.

3 SEMAINES AVANT L’ÉVÉNEMENT : DERNIERS AJUSTEMENTS

Cette quatrième phase, c’est la conclusion de notre travail préparatoire. Tous les détails et spécificités relatifs à l’événement à venir devraient être connus, réglés et mis sur papier.

• Finaliser les contrats avec les fournisseurs (Selon le nombre d’invités confirmés.)
• Vérifier les heures d’arrivée pour les fournisseurs (Faire un horaire des livraisons et ramassage)
• Créer la feuille de route (L’horaire précis de la journée : qui fait quoi le jour J.)
• Rencontres d’équipe sur le terrain (Résumé de la soirée, étape par étape, avec les fournisseurs principaux. Cette rencontre sur les lieux de l’événement permet aussi de régler des questions techniques qui nous auraient échappé. La taille de la porte du monte-charge, par exemple !)

3 JOURS AVANT L’ÉVÉNEMENT : FAIRE DES RAPPELS POUR ANTICIPER LES PROBLÈMES

Durant cette cinquième phase, le rôle du comité organisateur c’est de s’assurer que tout le monde sache quoi faire à quel moment. Il est le chef d’orchestre qui doit donner les bonnes instructions, comme dans une partition. 

Le seul moyen d’éviter les oublis et d’anticiper les problèmes est de faire des rappels.

La règle d’or ? Vérifier, revérifier et re-revérifier !

• Faire une revue complète avec les équipes : À la manière d’une « générale »
• Vérifier les horaires de livraison : Derniers rappels avec les fournisseurs quant à l’adresse de livraison, l’heure et le contact sur le terrain.
• Prévoir des numéros de taxi : Lorsqu’il y a présence d’alcool, c’est la responsabilité ‒ au sens légal du terme ‒ de l’équipe organisatrice d’offrir un moyen sécuritaire aux convives de rentrer à la maison. Pendant les fêtes, il existe aussi des associations qui proposent un service de taxi (Ex. : Opération Nez rouge).

L’APR ÈS ÉVÉNEMENT : ANALYSER L’ENSEMBLE DU PROJET ET RÉDIGER LE BILAN

• Créer un post mortem (Un document qui pourra être consulté dans le futur, à titre de référence – brève description de l’événement, forces et faiblesses de l’événement…) 
• Faire un bilan avec les décideurs (dans le cas d’un gestionnaire qui aurait organisé un événement pour son entreprise, il fera le bilan avec les membres de la direction) 
• Faire la conciliation du budget final et envoyer un courriel de remerciement à tous les fournisseurs qui ont participé.

Profitez en aussi pour remercier les intervenants qui ont joué un rôle majeur dans le succès de la soirée corporative.

La création d’un événement de grande envergure est une tâche imposante, mais aussi gratifiante pour l’organisateur.

En vous référant à la checklist téléchargeable conçue par l’agence événementielle Lulu événements, vous aurez tous les outils pour faire de votre projet un moment mémorable.

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